El darrer Estudi de la Gestió del Risc de Crèdit a Espanya publicat per Crédito y Caución i Iberinform va revelar que el 84% de les empreses no inicien el recobrament al venciment de les factures. Així doncs, l’informe esmentat ha revelat que només el 16% de les empreses espanyoles inicien accions de recobrament al venciment de la factura. A més, l’esmentat informe detalla que el 61% d’empreses renuncia totalment a aplicar aquests interessos de demora als quals té dret i només el 5% de les empreses és sistemàtic a l’hora de reclamar el dret al cobrament d’interessos de demora quan el client retarda el pagament de les factures segons la Llei 3/2004, de 29 de desembre, per les quals s’estableixen mesures.
Per això, és recomanable que quan es trobi davant l’impagament de factures vençudes, el creditor s’ha de regir per una sèrie de principis que augmentaran l’eficàcia de les seves actuacions i en molts casos us permetran recobrar les factures impagades. Aquests principis són els següents:
Primer, el principi que cal cobrar, però conservant el client. La missió del creditor és cobrar el deute, però preservant la relació comercial amb el client, per conseqüència sempre cal fer les primeres accions de cobrament amb cortesia, educació i tractant amb tota correcció el deutor. Val la pena dir que un client que avui està passant per dificultats de tresoreria, demà es pot convertir en un dels millors clients. Només quan la situació es complica, o el deutor és indesitjable per a l’empresa, es pot endurir el tracte i passar a una fase de constrenyiment que posi en perill la continuïtat de les relacions comercials. Ara bé, tampoc no cal caure en l’error de tenir com a primera prioritat conservar el client abans que cobrar el deute.
Segon, el principi d’esbrinar sempre per què el client no ha pagat. No només cal cobrar el deute, sinó que sempre cal esbrinar la raó per la qual el client no ha pagat al venciment de la factura. Una gestió de cobraments eficaç inclou sempre les indagacions de la causa real de l’impagament. Tercer, el principi d’evitar riscos futurs; un cop realitzat el cobrament no acaba la gestió, ja que el departament ha de prevenir futurs impagaments, per la qual cosa cal revisar la línia de crèdit del client (sol·licitant nous informes comercials) i examinar novament el seu límit de risc. En cas que el risc d’impagament sigui elevat, cal prendre les mesures necessàries per reduir el risc creditici amb el client.
Tercer, el principi de gestionar tots els impagats i no només els imports elevats. Algunes empreses tenen com a política de cobraments no gestionar de cap manera els impagats per sota de determinat import i passar-los directament a fallits. Aquestes empreses només gestionen els impagats d’imports elevats i menyspreen els d’imports reduïts. Aquesta política de passar a pèrdues els impagats de petit import té com a perill l’efecte acumulatiu, fet que provoca que a final de l’any les quantitats acumulades de fallits puguin ser rellevants. A més, aquesta política pot generar pèrdues per incobrables que fàcilment es podrien recuperar només amb l’enviament sistemàtic de cartes de reclamació. Un altre problema que pot sorgir és –l’anomenat efecte contagi– que s’estengui la notícia que el creditor no reclama els imports petits, i augmentin considerablement els impagats de poca quantia. El departament de cobraments ha de gestionar tots els impagats, entenent com a tals tots els saldos de clients vençuts i no cobrats al venciment. Per tant, s’han de manejar tots els impagats, encara que els mètodes de gestió han de ser d’acord amb els imports dels deutes reclamats i els costos proporcionals a les quanties dels dèbits. La utilització de les cartes de reclamació és un bon mètode per reclamar els imports més petits i el telèfon l’instrument que permet contactar amb els morosos més llunyans.
Cambra, el principi de rendibilitat en les accions de cobrament. Un error força comú és obstinar-se a recobrar un deute i per fer-ho uns esforços desproporcionats, invertint molt de temps i diners, fins i tot més del que suposa el mateix impagat. El departament ha d’utilitzar els mitjans que facin rendibles els resultats obtinguts, és a dir, no s’ha d’emprar un mitjà el cost del qual pugui ser superior a l’import recuperat. Un deutor que es trobi a cent quilòmetres i que degui 1.000 euros no s’haurà de visitar expressament, però, en canvi, si se’l pot anar a veure si hi ha tres deutors més a la mateixa població amb deutes de diversos milers d’euros. Els impagats d’imports petits es poden gestionar mitjançant la correspondència utilitzant un sistema informatitzat d’emissió de cartes. L’excepció a aquest principi és que, seguint una política de cobraments molt rigorosa, un creditor pot actuar per donar escarment en costella aliena en alguns casos, i per tant pot demandar judicialment un morós recalcitrant que deu una quantitat relativament petita (la finalitat no és tant cobrar com donar una lliçó als seus deutors).
Cinquè, el principi de no oblidar-se dels deutes. El millor aliat dels morosos és l’oblit dels creditors, per això, encara que comptablement s’hagi passat a fallits un deute, si l’import ho justifica, és convenient revisar l’expedient de forma periòdica, ja que molts deutes es poden cobrar al cap de cert temps.
Sisè, el principi del pragmatisme. El recobrament dels impagats no és una ciència exacta, no hi ha solucions predeterminades que funcionen en totes les accions de cobrament, ja que en molts casos cal improvisar sobre la marxa i adaptar-se a les circumstàncies. El negociador ha de ser pragmàtic, positiu i pràctic, perquè aquesta és la millor postura a l’hora de buscar una opció intel·ligent. Moltes vegades el creditor haurà de renunciar a la solució ideal per conformar-se amb una solució viable, encara que això suposi fer certes concessions al deutor.
Setè, el principi de recuperar el volum més gran. Els diners invertits en comptes a cobrar tenen un cost financer, per la qual cosa el departament ha d’intentar recuperar el major import de deutes en el menor temps possible. Consegüentment, cal segmentar la cartera d’impagats utilitzant els criteris d’import del deute, antiguitat, proximitat geogràfica, documentació, facilitat de recobrament, risc que presenten. Un cop segmentada la cartera, cal establir un pla d’acció que atorgui prioritat a la recuperació dels impagats de més quantia i més fàcils a recuperar. Un cop s’ha realitzat aquest segment de la cartera cal recuperar els impagats de menor import, els més antics, els que presenten més risc, i així successivament fins a netejar la cartera.
Vuitè, el principi de l’efecte sinèrgic. El departament de recobraments ha d’utilitzar de forma conjunta i coordinada tots els mitjans al seu abast per reclamar els impagats, ja que usant de manera combinada les trucades telefòniques, la correspondència, les visites personals, i el correu electrònic s’obté un efecte sinèrgic que augmenta els resultats. L’eficàcia d’una gestió de recobrament és molt superior si les trucades telefòniques són reforçades per mitjà de cartes i correus electrònics de reclamació i a la inversa, les cartes i correus electrònics de reclamació seran més eficaces si al mateix temps el deutor rep una trucada. Així mateix, l’eficàcia d’una visita personal serà molt més gran si prèviament el morós ha estat contactat repetides vegades per telèfon i ha rebut diverses cartes i correus electrònics.
Novè, el principi de ser inassequible al desànim. El creditor ha d’anar fins al final en les reclamacions, i ha de transmetre la imatge de ser un buldog que no deixa anar mai la seva presa, de manera que els seus deutors sabran que no desistirà fàcilment del seu afany. L’empresa que sap difondre la seva voluntat ferma a no permetre que els morosos se surtin amb la seva i que està disposada a arribar a les últimes conseqüències, aconseguirà un efecte psicològic molt favorable. Per aconseguir aquesta reputació de duresa és de vegades necessari que per recuperar un impagat el creditor incorri en costos superiors a l’import del deute. En aquest cas cal considerar-ho com una inversió per guanyar imatge de rigor davant dels morosos. Per descomptat, qualsevol comminació que pugui fer el departament de cobraments ha de ser completa per no perdre credibilitat.
Desè, informar el client que la Llei de lluita contra la morositat en les operacions comercials obliga a pagar al creditor un interès de demora i una indemnització pels costos de cobrament. Per tant, ha de liquidar el seu deute com més aviat millor perquè no hagi de pagar aquests interessos de demora i les despeses de recobrament de les factures.
