Una empresa incorpora un programa per treballar millor, però uns mesos després continua fent servir fulls de càlcul per completar la informació, enviant missatges per saber com va una comanda i introduint les mateixes dades en dos llocs diferents. Tot i que el programa compleix la seva funció, una part important de la feina continua passant fora seu, amb les complicacions que això comporta per a les persones que l’han de gestionar.
És una situació força habitual que ens porta a preguntar fins a quin punt té sentit adaptar la manera de treballar d’una empresa a un programa i quan hauria de ser el programa qui s’adaptés a les necessitats del negoci.
Durant anys, el model SaaS, que consisteix a utilitzar programari mitjançant una subscripció, habitualment al núvol, ha facilitat l’accés a eines de comptabilitat, vendes i gestió. Aquest model ha permès que moltes empreses disposin de solucions que abans haurien estat fora del seu abast, amb funcionalitats provades i uns costos compartits entre molts usuaris. Per a moltes necessitats, continua sent una bona opció.
Ara bé, una eina pensada per a milers d’empreses parteix d’una manera determinada d’organitzar la feina que no sempre encaixa amb la realitat de cadascuna. Cada negoci té particularitats en la manera de preparar pressupostos, gestionar entregues, atendre clients o compartir informació entre departaments. Quan el programa no acaba de resoldre aquestes necessitats, l’equip busca alternatives per poder continuar treballant.
Així apareixen els fulls de càlcul complementaris, les llistes en carpetes compartides i les persones que connecten manualment tota aquesta informació. Són recursos que resolen problemes del dia a dia, però que, amb el temps, poden convertir-se en una estructura paral·lela de la qual depèn bona part del negoci. La informació queda repartida i cada vegada costa més tenir una visió completa del que està passant.
Una comanda pot estar preparada sense que el comercial ho sàpiga, un pressupost pot quedar pendent durant setmanes perquè ningú n’ha fet el seguiment o una dada necessària per prendre una decisió pot requerir tot un matí de feina per recopilar-la. El cost d’aquestes situacions sovint queda poc reflectit als comptes, però es nota en les hores que s’hi dediquen, en els errors i en la capacitat de resposta de l’empresa.
Per això, abans de decidir quin programa necessita un negoci, convé entendre com funciona i què vol millorar. Parlar amb la direcció i amb l’equip permet identificar on es perd temps, quina informació falta per prendre decisions i quines tasques depenen excessivament d’una sola persona. A partir d’aquí, és més fàcil valorar si cal configurar millor una eina, connectar diversos sistemes o desenvolupar una solució específica.
A Corba Solutions ens trobem sovint que una petició concreta, com automatitzar una tasca o crear una aplicació, acaba obrint una conversa molt més àmplia sobre el negoci. Quan aprofundim en l’operativa amb les persones que hi treballen, apareixen passos duplicats, informació que no arriba a qui la necessita i processos que s’han mantingut perquè sempre s’han fet així. Aquesta visió de conjunt ens ajuda a definir les prioritats amb la direcció i a entendre quines millores poden tenir més impacte.
Pensem, per exemple, en una distribuïdora que rep comandes per correu, telèfon i WhatsApp, mentre l’oficina les introdueix al programa, el magatzem treballa amb una altra llista i els comercials truquen per saber quan s’entregaran. En una situació així, potser es pot aprofitar el sistema actual i connectar aquests passos perquè tothom tingui accés a la informació que necessita. Una millora d’aquest tipus pot reduir les interrupcions, evitar que les dades s’introdueixin diverses vegades i facilitar una resposta més ràpida al client.
Aquest plantejament també obliga a revisar els processos abans de traslladar-los a una eina digital. Si una comanda passa per cinc comprovacions perquè ningú es refia de les dades, convé esbrinar d’on ve aquesta desconfiança abans d’automatitzar cadascuna de les comprovacions. Desenvolupar a mida hauria de servir per millorar la manera de treballar, i això de vegades implica simplificar passos que s’han anat acumulant amb els anys.
La participació de l’equip és essencial per aconseguir-ho, perquè qui prepara pressupostos, atén clients o treballa al magatzem coneix detalls que poden passar desapercebuts en una reunió de direcció. Una pantalla que sembla ben resolta durant una presentació pot resultar incòmoda quan s’ha de fer servir desenes de vegades al dia. Escoltar aquestes persones i provar la solució amb situacions reals ajuda a fer que l’eina s’incorpori amb naturalitat a la feina.
També cal pensar en com evolucionarà l’empresa i què necessitarà el sistema si s’obre una segona botiga, creix l’equip o augmenta el volum de comandes. Saber qui en farà el manteniment, com es podran recuperar les dades i de quina manera es connectarà amb altres programes forma part de la decisió inicial. El valor d’una solució depèn tant del que resol avui com de la possibilitat de mantenir-la útil al llarg del temps.
A Andorra encara trobem empreses que gestionen bona part de l’activitat amb papers, fulls de càlcul i converses, una realitat que hem pogut veure de primera mà. Són negocis que funcionen gràcies a l’experiència i la implicació de les persones que hi treballen, però on consultar informació bàsica sovint requereix preguntar a algú que la coneix o sap on trobar-la. Quan aquesta persona falta o el volum de feina augmenta, les limitacions es fan més evidents.
Disposar d’informació ordenada i accessible permet entendre millor què deixa marge, on s’acumulen els retards o quins pressupostos continuen pendents. Amb aquesta base, la direcció pot detectar problemes abans i prendre decisions amb més criteri, mentre l’equip dedica menys temps a buscar dades o confirmar qüestions que podria consultar directament.
En un moment de canvis per a les empreses i d’evolució constant de la tecnologia, val la pena plantejar-se si la manera de treballar actual deixa prou marge per adaptar-se al que pugui venir. Digitalitzar pot començar amb una actuació concreta, com ordenar el seguiment comercial o compartir informació entre establiments, i ampliar-se a mesura que els resultats ho justifiquin. El que importa és escollir una millora útil, amb un cost assumible i que l’equip pugui incorporar al seu dia a dia.
Abans de buscar el pròxim programa, pot ser un bon exercici observar tot allò que fem per completar els que ja tenim: els fulls de càlcul que mantenim a banda, els missatges per confirmar dades i les trucades per saber en quin punt es troba una feina. En aquestes rutines sovint hi ha pistes molt clares sobre què necessita l’empresa i per on valdria la pena començar a millorar-la.
