Un informe elaborat recentment per la Confederació Espanyola de la Petita y Mitjana Empresa (CEPYME), en el marc de les actuacions contra la morositat de les operacions comercials ha revelat que en el primer semestre de 2021 s’ha posat de manifest una de les conseqüències de la pandèmia: la morositat i l’alt cost que suposa per a les empreses el finançament del retard del pagament de les factures. A més, l’informe ha desvetllat que set de cada 10 factures que emeten les empreses són pagades amb retard. I aquest retard va suposar un cost de finançament per a les empreses que, en el primer trimestre de l’any, darrera dada registrada, es va situar en els 1.472 milions d’euros, una xifra un 3,5% per sobre del nivell del primer trimestre de l’exercici anterior i la més alta des de 2013, quan el cost financer assolia quasi els 2.000 milions d’euros. Així mateix, en el seu estudi CEPYME preveu un increment de morositat en els propers mesos davant les dificultats creditícies.
L’estudi de CEPYME dona a conèixer que la morositat va iniciar 2021 amb un fort augment del Període Mitjà de Pagament (PMP) a nivell nacional. És a dir, amb un augment significatiu dels retards en les factures. Entre el quart trimestre de 2020 i el primer de 2021, el PMP va créixer en 5,6 dies fins arribar als 87,8 durant el primer trimestre de l’any, registrant-se la variació a l’alça més alta de la sèrie històrica.
D’aquí que, quan es trobi davant l’impagament de factures vençudes, el creditor ha de regir-se per una sèrie de principis que augmentaran l’eficàcia de les seves actuacions. Aquests principis són les següents: primer, el principi que cal cobrar, però conservant al client. La missió del creditor és cobrar el deute, però preservant la relació comercial amb el client, per conseqüència sempre cal efectuar les primeres accions de cobrament amb cortesia, educació i tractant amb tota correcció al deutor. Val la pena dir que un client que avui està passant per dificultats de tresoreria, demà pot convertir-se en un dels millors clients. Només quan la situació es complica, o el deutor és indesitjable per a l’empresa, es pot endurir el tracte i passar a una fase de constrenyiment que posi en perill la continuïtat de les relacions comercials. Ara bé, tampoc s’ha de caure en l’error de tenir com primera prioritat conservar el client abans que cobrar el deute.
Segon, el principi d’esbrinar sempre per què no ha pagat el client. No només cal cobrar el deute, sinó que sempre s’ha d’esbrinar la raó per la qual el client no ha pagat al venciment de la factura. Una gestió de cobraments eficaç inclou sempre les indagacions de la causa real de l’impagament. Tercer, el principi d’evitar riscos futurs; una vegada realitzat el cobrament no finalitza la gestió, atès que el departament ha de preveure futurs impagaments, per la qual cosa és necessari revisar la línea de crèdit del client (sol·licitant nous informes comercials) i examinar de nou el seu límit de risc. En cas que el risc d’impagament sigui elevat, cal prendre les mesures necessàries per reduir el risc creditici amb el client.
Quart, el principi de gestionar tots els impagats i no només els d’imports elevats. Algunes empreses tenen com a política de cobraments no gestionar de cap manera els impagats per sota de determinat import i passar-los directament a fallits. Aquestes empreses només gestionen els impagats d’imports elevats, menyspreant els d’imports reduïts. Aquesta política de passar a pèrdues els impagats de petit import té com a perill l’efecte acumulatiu, el que provoca que a final de l’any les quantitats acumulades de fallits pot ser rellevants. A més, aquesta política pot generar pèrdues per incobrables que fàcilment es podrien recuperar només amb l’enviament sistemàtic de cartes de reclamació. Un altre problema que pot sorgir és el denominat efecte contagi que se s’estengui la notícia que el creditor no reclama els imports petits, i augmentin considerablement els impagats de poca quantia. El departament de cobraments ha de gestionar tots els impagats, entenent com a tals tots els saldos de clients vençuts i no cobrats al seu venciment. Per tant, s’han de manejar tots els impagats, tot i que els mètodes de gestió han de ser acordes als imports dels deutes reclamats i els costes proporcionals a les quanties dels dèbits. La utilització de les cartes de reclamació és un bon mètode per reclamar els imports més petits i el telèfon l’instrument que permet contactar amb els morosos més llunyans.
Cinquè, el principi de rendibilitat en les accions de cobrament. Una errada bastant comuna és obstinar-se en recobrar un deute i per això realitzar uns esforços desproporcionats, invertint molt de temps i diners, inclús més del que suposa el propi impagat. El departament ha d’utilitzar els mitjans que facin rentables els resultats obtinguts, és a dir, no s’ha d’emprar un mitjà el cost del qual pugui ser superior a l’import recuperat. Un deutor que es trobi a 100 quilòmetres no s’haurà de visitar expressament, però en canvi sí se li pot anar a veure si hi ha altres tres deutors a la mateixa població amb deutes de diversos milers d’euros. Els impagats d’imports petits es poden gestionar mitjançant de la correspondència, utilitzant un sistema informatitzat d’emissió de cartes. L’excepció a aquest principi és que, seguint una política de cobraments molt rigorosa, un creditor pot actuar per donar escarment en alguns casos, i conseqüentment, pot demandar judicialment a un morós recalcitrant que li deu una quantitat relativament petita (la finalitat no és tant cobrar com donar una lliçó als seus deutors).
Sisè, el principi de no oblidar-se dels deutes. El millor aliat dels morosos és l’oblit dels creditors, per aquest motiu, tot i que notablement s’hagi passat a fallits un deute, si l’import ho justifica, és convenient revisar l’expedient de forma periòdica ja que moltes deutes es poden cobrar al cabo de cert temps.
Setè, el principi del pragmatisme. El recobrament dels impagats no és una ciència exacta, no existeixen solucions predeterminades que funcionin en totes les accions de cobrament, ja que en molts casos cal improvisar sobre la marxa i adaptar-se a les circumstàncies. El negociador ha de ser pragmàtic, positiu i pràctic ja que aquesta és la millor postura a l’hora de buscar una opció intel·ligent. En moltes ocasions el creditor haurà de renunciar a la solució ideal per conformar-se amb una solució viable, encara que això suposi fer certes concessions al deutor.
Vuitè, el principi de recuperar el major volum. Els diners invertits en comptes a cobrar tenen una despesa financera, per la qual cosa el departament ha d’intentar recuperar el major import de deutes en el menor temps possible. Conseqüentment, cal segmentar la cartera d’impagats utilitzant els criteris d’import del deute, antiguitat, proximitat geogràfica, documentació, facilitat de recobrament, risc que presenten. Un cop segmentada la cartera, cal establir un pla d’acció que atorgui prioritat a la recuperació dels impagats de major quantia i més fàcils de recuperar. Una vegada s’hagi realitzat aquest segment de la cartera, s’han de recuperar els impagats de menor import, els més antics, els que presenten major risc, i així successivament fins netejar la cartera.
Novè, el principi de l’efecte sinèrgic. El departament de recobraments ha d’utilitzar de forma conjunta i coordinada tots els mitjans al seu abast per reclamar els impagats, atès que utilitzant de forma combinada les trucades telefòniques, la correspondència, les visites personals, el fax, i el correu electrònic s’obté un efecte sinèrgic que augmenta els resultats. L’eficàcia d’una gestió de recobrament és molt superior si les trucades telefòniques són reforçades per mitjà de cartes de reclamació i a l’inversa, les cartes de reclamació seran més eficaces si al mateix temps el deutor rep una trucada. Així mateix, l’eficàcia d’una visita personal serà molt major prèviament el morós ha estat contactat repetides vegades per telèfon i ha rebut vàries cartes.
Dècim, el principi de ser inassequible al desànim. El creditor ha d’anar fins al final en les reclamacions, i ha de transmetre la imatge de ser un buldog que no deixa anar la seva presa, de manera que els seus deutors sabran que no desistirà fàcilment de la seva obstinació. L’empresa que sap difondre la seva ferma voluntat de no permetre que els morosos se surtin amb la seva i que està disposada a arribar a les últimes conseqüències, aconseguirà un efecte psicològic molt favorable. Per aconseguir aquesta reputació de duresa és a vegades necessari que per recuperar un impagat el creditor incorri en costos superiors a l’import del deute. En aquest cas, s’ha de considerar com una inversió –que a mig termini serà rendible– per guanyar imatge de rigor davant els morosos. Per suposat qualsevol amenaça –dins la legalitat– que pugui fer el departament de cobraments ha de ser complerta per no perdre credibilitat.
Onzè, el principi de proactivitat. El servei de cobraments ha de tenir la iniciativa en tot moment i perseguir constantment el cobrament. No s’ha de conformar quan el deutor asseguri que passarà a pagar o que enviarà el document de pagament, sinó que cal realitzar un seguiment continu de tots els passos en la gestió de cobrament, inclús aquells que ha de donar el deutor. El creditor ha d’avançar-se a les accions i reaccions del morós i tenir preparada la resposta adequada en tot moment. Quan un deutor afirma que realitzarà el pagament el dia 5 de novembre, el responsable de cobraments ha de telefonar-lo el dia 4 per confirmar que ha donat les oportunes ordres de pagament.
Dotzè, el principi de prudència. Abans de fer una reclamació d’un impagat és bo que de manera rutinària el creditor comprovi que no estigui ja pagat, que es tracti d’una errada o que el pagament hagi arribat el mateix dia. D’aquesta manera, s’evitaran ficades de pota que provoquin un problema amb el client i que puguin deteriorar les relacions comercials de forma irreparable (sobretot, cal tenir cura amb els clients més importants). Per deformació professional, els especialistes en el cobrament d’impagats –som una mica desconfiats degut a les experiències viscudes– acostumem a partir del principi que el morós mai té raó i que ens intenta colar una excusa de mal pagador. Alguns cops les aparences enganyen, per la qual cosa sempre és prudent comprovar certes excuses dels deutors o verificar si les seves objeccions es basen en la realitat.
Tretzè, el principi de l’efecte acumulatiu. El servei de recobrament ha de saber que les accions de recobrament han de seguir un procediment dividit en vàries etapes, i aquestes han de ser cada cop més urgents a mesura que transcorren els dies i el deutor no fa el pagament. Per tant, les gestions han de ser constants, progressives i anar augmentant gradualment la pressió sobre el morós. No obstant, moltes vegades no es té en compte l’efecte acumulatiu de les gestions de recobrament, atès que una sèrie d’accions combinades –a més de l’efecte sinèrgic– acaba provocant en els morosos la síndrome de la gota malaia. L’efecte acumulatiu acaba amb la resistència dels morosos més experimentats i aconsegueix fer pagar als deutors més contumaces.
