Les empreses proveïdores de béns i serveis a Europa han d’estar alertes davant dels senyals d’insolvència que es poden detectar si es controla el comportament dels clients. Per exemple, la devolució de mercaderia sense motiu és un dels senyals d’alerta que avisen d’una situació d’insolvència futura. Per aquest motiu, el departament de crèdits elaborarà cada mes un llistat amb els clients que sobrepassin el percentatge de devolucions de mercaderia que tingui previst l’empresa sobre la base dels càlculs estadístics. Quan el percentatge de factures rectificatives per abonaments sobrepassi el límit fixat pel proveïdor, s’investigaran les causes dels abonaments, s’analitzarà el client i, si cal, se’n bloquejarà la línia de crèdit.
Un altre punt important és que les empreses proveïdores han de millorar la juridicitat de les operacions comercials, i en particular en les operacions transfrontereres. A la pràctica del dia a dia les empreses solen admetre dels seus compradors comandes telefòniques a través de les plataformes de màrqueting digital i no exigeixen la signatura i segellat de les ordres de compra o de les comandes per una persona responsable de l’empresa compradora, amb per tal d’agilitzar els tràmits i no endarrerir el trànsit mercantil amb formalitats administratives. Això no obstant, aquests comportaments són molt arriscats, ja que per al cobrament de les operacions comercials dependrem de la bona fe del client. La llei diu que correspon al creditor la càrrega de provar els fets constitutius del dret que reclama. Aquest fet demostra la necessitat de blindar adequadament les operacions comercials a través de la documentació correcta que permeti acreditar el deute, no només davant dels tribunals sinó en gestió amistosa davant del deutor.
El dret europeu estableix que, en les operacions comercials entre empreses, a partir del moment del lliurament dels productes o prestació del servei, si no hi ha disconformitat expressa del client dins del termini legal o convencional, el comprador està obligat al pagament en funció de les condicions pactades o a la llei. La llei no tolera dilacions excepte si s’han previst al contracte o a la legislació. En cas d’endarrerir-se al pagament, el deutor incorre automàticament en mora. La Directiva Europea per la qual s’estableixen mesures de lluita contra la morositat en les operacions comercials determina que si el deutor no paga el dia del venciment automàticament haurà de pagar l’interès fixat al contracte i si no n’hi ha el fixat per la llei. No cal contracte previ, avís o intimació per part del deutor per a la meritació de l’interès legal moratori als països de la Unió Europea.
Això no obstant, els morosos pretenen eludir les seves obligacions de pagament mitjançant alguna d’aquestes tàctiques que a continuació esmentarem. La primera és negar categòricament l’existència del deute; per exemple, afirmant que al creditor no el coneixen de res i, per tant, no li han comprat mai mercaderia. La segona és afirmar que no estan legalment obligats al pagament de la factura, al·legant pretextos com que el deute correspon a una altra empresa, que van tornar la mercaderia al proveïdor o que es tracta d’un assumpte que concerneix un antic soci i que el deute se l’han de reclamar a ell. La tercera és al·legar que no van rebre mai la mercaderia facturada. La quarta és presentar disputes comercials respecte del preu, la qualitat o la quantitat de les mercaderies subministrades.
Val la pena assenyalar, que l’Administració de Justícia a tots els països europeus es basa en una cosa molt concreta: la prova. Un aforisme legal diu: “No n’hi ha prou amb tenir raó, cal poder demostrar-ho”; així doncs, cal demostrar amb proves objectives que el creditor té un dret de crèdit davant del deutor. El dret mercantil als països europeus dicta que correspon al creditor la càrrega de provar els fets constitutius del dret de crèdit que reclama i que són bàsicament tres punts: primer, que hi ha hagut una operació mercantil legítima per encàrrec del deutor; segon, que aquesta operació ha estat realitzada a plena satisfacció de l’interès del deutor; i tercera, que s’ha produït un deute pecuniari cert, legítim, determinat, exigible, líquid i impagat. La llei diu que un cop el creditor ha demostrat l’existència d’un deute, correspon al demandat la prova dels fets que siguin suficients per impedir, extingir o treure força a la reclamació del deute; per exemple, al·legar que hi ha una prescripció extintiva de l’obligació de pagament. Aquests fets demostren la necessitat de tenir la documentació correcta que permeti acreditar el deute, no només davant dels tribunals de Justícia sinó en gestió “amistosa” davant del deutor.
La idea central és que la millor garantia per reclamar un impagat d’una operació comercial és a través d’una documentació adequada, cosa que blindarà jurídicament el dret de cobrament del creditor, evitant excuses i pèrdues de temps. La documentació necessària per reclamar un deute derivat d’un impagament comercial és la que pot acreditar l’encàrrec realitzat per part del client d’un bé o servei al proveïdor, que en pugui provar el lliurament al comprador i el preu a pagar. Consegüentment, la documentació més adequada per reclamar judicialment o extrajudicialment un impagat és la que acredita l’encàrrec realitzat per part del client d’un bé o servei al proveïdor; aquest document pot ser una ordre de compra, una comanda, un pressupost o una acceptació de l’oferta. Un altre document mercantil bàsic és aquell que prova el lliurament de la mercaderia o la prestació del servei per part del proveïdor a plena satisfacció de l’interès del client com ara un albarà de lliurament o una carta de port. El tercer document és el que determina el preu que ha de pagar el client i el termini de venciment de pagament; és a dir, una factura. Amb la possessió d’aquests tres documents, és a dir, una comanda, un albarà de lliurament i una factura que estiguin ben emplenats i signats pel client, el creditor veurà reforçat legalment el dret de crèdit, ja que podrà demostrar l’existència d’un deute. D’aquesta manera, el morós no tindrà cap escapatòria legal per deixar de pagar l’operació comercial. Això és com les tres potes d’un tamboret, si falta una de les potes, l’operació no tindrà estabilitat jurídica i el deutor de mala fe pot eludir el pagament o aconseguir lleves importants en el preu.
Ara bé, en les operacions comercials hi ha altres documents importants per demostrar que hi ha una relació mercantil i un deute. Aquests documents mercantils són el contracte i les condicions generals de venda. Per tant, en les relacions comercials s’han d’utilitzar aquesta sèrie de documents que tenen una gran importància per demostrar l’existència d’una operació comercial i d’una relació contractual. Per mitjà del contracte o de les condicions generals de venda el creditor podrà exigir el pagament de les factures i en cas d’incompliment podrà acudir als tribunals per reclamar judicialment el compliment de l’obligació amb més suport legal. No obstant això, a moltes empreses els documents mercantils bàsics de les operacions de compravenda no són emprats de la manera adequada o no se’ls atorga la importància que realment tenen. Per tant, en cas de reclamació d’un crèdit impagat, el creditor tindrà dificultats per acreditar el seu dret de crèdit, ja que no té la documentació suficient o aquesta presenta defectes jurídics que la fan poc adequada.
Les empreses han de conscienciar-se de la gran importància que té comptar amb un contracte signat pel client. Als països del sud d’Europa tenim la sort de disposar d’un dret mercantil que dona molta autonomia als empresaris a l’hora de redactar els contractes. La llei concedeix un gran marge de maniobra a les parts contractants a l’hora de redactar les clàusules contractuals. Els contractants poden establir els pactes, les clàusules i les condicions que tinguin per convenient, sempre que no siguin contraris a les normes legals, a la moral, o a l’ordre públic. Consegüentment, el contracte és la peça clau de l’èxit de les operacions; si reuneix els requisits legalment exigits, el deutor queda obligat a assumir allò pactat, sense possibilitat d’escaquejar-se o fer marxa enrere als acords assumits i obligacions adquirides. Des d’un punt de vista preventiu, el contracte és el document que permet garantir i protegir jurídicament els interessos del creditor; en particular a les operacions de comerç internacional. El deutor s’obliga a complir els pactes que del contracte puguin derivar-se; com, per exemple, el pagament puntual al venciment de les factures i que, en cas de retard, el deutor haurà d’indemnitzar el creditor abonant els interessos de demora pactats a la clàusula penal. Per tant, el contracte és un document molt útil per reclamar el compliment de les obligacions a un client morós. El contracte impedeix que el deutor negui la realitat del deute i faciliti les coses perquè el creditor iniciï accions judicials i faci valer el seu legítim dret de crèdit davant els òrgans jurisdiccionals.
