No s’ha d’oblidar que, a part dels riscos financers, la gestió del crèdit comercial provoca una altra sèrie de riscos derivats de les tensions i conflictes amb altres departaments de la pròpia empresa i amb els propis clients. Aquests conflictes es produeixen habitualment com a resultat de les activitats del departament de credit management en creuar-se i relacionar-se amb les funcions d’altres departaments. Els riscos derivats dels conflictes i tensions de la gestió del crèdit comercial es poden classificar en quatre apartats, que són: 1) els riscos procedents dels conflictes amb el departament comercial; 2) els riscos derivats dels problemes amb el departament d’administració de vendes; 3) els problemes i conflictes derivats de l’organització, 4) els riscos procedents de la gestió del crèdit comercial.
En primer lloc, respecte dels riscos procedents dels conflictes amb el departament comercial, podem afirmar que un dels conflictes més habituals que existeixen entre el departament de gestió de crèdits i el departament comercial és que el departament de credit management és contemplat com a l’enemic dels comercials. Així mateix, els venedors acusen amb freqüència al credit manager d’obstaculitzar les vendes; acusació que en la majoria dels casos és totalment injusta i aliena a la realitat. D’una situació de tensió i conflictes es deriva el risc d’una menor eficàcia en el funcionament de l’empresa motivada per la discòrdia existent entre els departaments de credit management i comercial. En ocasions, inclús pot existir una guerra permanent entre ambdós que evidentment només causarà perjudicis a l’empresa. La solució a aquest tipus de conflictes és que el credit manager ha d’aconseguir la plena col·laboració de l’equip comercial. Per això, la política de l’empresa ha d’incorporar una sèrie de punts com son: 1) s’ha d’incorporar el concepte de venda cobrada als objectius de vendes, 2) s’ha de penalitzar d’alguna manera els impagats i incobrables o bé en forma de comissions o en forma d’objectius de venda, i 3) pot guanyar-se als comercials facilitant-los tot tipus d’informacions útils per a la negociació amb els seus clients. Un altre problema és que moltes vegades una estratègia de riscos o una política de crèdits mal enfocades i elaborades poden ser un impediment per a la labor comercial. La solució en aquests casos és que la direcció general ha de definir una adequada estratègia de riscos i juntament amb el credit manager desenvolupar les polítiques de crèdit, i així mateix, han d’establir el risc comercial que l’empresa està disposada a assumir. Un fet important per descarregar tensions és que el credit manager disposa de molta informació sobre el client, és a dir, respecte a la seva facturació, els seus altres proveïdors, la seva clientela, el seu mercat, la seva competència. Per tant, si sap compartir amb els comercials aquesta informació, els venedors tindran una bona eina per a les negociacions comercials, i sabran apreciar la utilitat del departament de gestió de crèdits, establint-se un corrent de mútua col·laboració.
En segon lloc, respecte dels riscos derivats dels problemes amb el departament d’administració de vendes, hi ha el fet que el bon funcionament del departament de credit management exigeix una qualitat impecable en les tasques de l’administració de vendes. En cas que no s’efectuïn correctament els abonaments o que es retardin, que no es processin les notes de càrrec, o que no es facturi de manera adequada, el departament de credit management pagarà les conseqüències que per descomptat es materizalitzen en factures no pagades pel client al seu venciment. Una possible solució a aquest problema és que el credit manager pugui controlar directament els processos de facturació, els abonaments per devolucions, els descomptes posteriors a l’emissió de factura, la remissió de factures rectificatives i l’aplicació de ràpels. Per al bon funcionament del sistema d’administració integral del crèdit comercial, el credit manager ha de rebre immediatament qualsevol informació relativa a controvèrsies amb l’adquirent respecte dels preus indicats a la factura, disputes relacionades amb la qualitat dels béns subministrats o l’existència de litigis comercials; d’aquesta manera, es podrà realitzar un seguiment fins a la resolució de la incidència a satisfacció de l’interès del comprador.
En tercer lloc, pel que fa als problemes i conflictes derivats de les organitzacions, és ben sabut que qualsevol problema amb el servei al client sol acabar en forma d’impagat en la taula del credit manager. Un elevat percentatge dels problemes de cobrament de les empreses és causat per les errades en la qualitat del servei al comprador, en la recollida i tramitació de la comanda, en el transport i en el lliurament de les mercaderies, en defectes de qualitat del producte, en errors en la facturació i altres errades que es produeixen en l’atenció comercial a l’adquirent. En moltes ocasions, l’impagament no està provocat per un problema d’insolvència del client, sinó que és un bloqueig en el pagament ordenat pel comprador com a resposta a l’existència d’una disputa comercial amb el proveïdor. Per aquest motiu, el comprador bloqueja el pagament de les factures com a mesura de pressió per veure solucionat el conflicte. Amb molta freqüència, el client, gràcies a qualsevol errada del proveïdor, per petit que sigui, té un bon pretext per demorar el pagament de les factures. En conseqüència, en cas que no se solucionin immediatament les incidències i disputes comercials, la bona administració del departament de credit management quedarà perjudicada. La solució passa per establir una bona coordinació de tots els departaments de l’empresa, i això evitarà errades en el servei al client, i reduirà els impagaments provocats per causes internes.
I en quart lloc, els riscos procedents de la gestió del crèdit comercial són riscos derivats de la gestió del crèdit comercial, i especialment produïts per un excés de cel per part dels responsables del departament de credit management. Aquests riscos apareixen quan el departament aplica polítiques de crèdit excessivament dures amb els clients; això implica una disminució de les vendes, pèrdua de clients i de mercat. Fonamentalment, aquests riscos poden perjudicar les vendes de l’empresa fent baixar els volum de facturació i els seus beneficis. Els riscos més importants d’aquest tipus són:
- El risc de perdre clients potencials en benefici de la competència en negar-los crèdit comercial o donar-los límits de risc molt baixos
- El risc de perdre vendes de clients en retallar-los el límit de crèdit o bloquejar-los una comanda
- El risc d’impedir la penetració en nous mercats per continuar una política de crèdits massa rígida
- El risc de reduir la facturació per implementar unes polítiques restrictives que acoten les vendes a crèdit
- El risc de perdre clients antics si es practiquen polítiques de cobrament massa estrictes i els clients es molesten o se senten ofesos i reaccionen canviant de proveïdor
En conseqüència, es pot observar la gran quantitat de diversitat de riscos i problemes que ha d’abordar en la seva labor quotidiana el responsable de la gestió de riscos, i que en molts casos estan íntimament relacionats amb altres àrees de gestió de l’empresa, per la qual cosa les funcions de credit management estan relacionades amb pràcticament tots els departaments. El credit manager desenvolupa un rol estratègic que l’obliga de manera constant a prendre importants decisions per aconseguir l’equilibri entre els imperatius d’augmentar la facturació, i la preocupació de salvaguardar la seguretat financera de l’empresa. En conseqüència, el credit manager mitjançant una bona gestió dels riscos es converteix en un element fonamental per assegurar els beneficis i la rendibilitat de l’activitat empresarial, així com per eliminar o minimitzar els conflictes interns. Així doncs, el credit manager ha d’exercir sis tasques principals en la seva funció, totes elles de gran rellevància per a l’empresa, i que són les següents:
- Avaluar el risc d’impagament
- Definir i negociar les condicions financeres dels contractes comercials
- Optimitzar els terminis de pagament i la qualitat de la facturació
- Seguiment dels impagats des de la realització del període fins el pagament final
- Optimitzar la recuperació dels impagats
- Comunicar-se amb la direcció de l’empresa per alertar-la de qualsevol problema
