La crisi econòmica derivada de la Covid-19 ha provocat un sisme submarí d’impagaments en les operacions comercials –també denominades B2B– que està afectant a tots els àmbits i sectors. Per aquest motiu, l’empresa proveïdora de béns o serveis ha d’establir mecanismes que permetin una gestió proactiva dels impagaments. La proactivitat consisteix en avançar-se als esdeveniments i evitar així els problemes mitjançant una acció adequada. El departament de crèdits ha de comprovar que les factures –sobretot a partir de determinats imports– són correctes abans del venciment de pagament amb l’objectiu de poder resoldre l’error a temps. Per consegüent, és convenient contactar telefònicament amb l’empresa client i parlar amb la persona responsable de donar les ordres de pagament, amb el propòsit de comprovar que la factura sigui correcta i que serà abonada al seu venciment. Una bona pràctica de gestió proactiva és que quan un client paga per deute directe domiciliat en un compte bancari, entre la data d’emissió de la factura i la data de venciment se li ha d’enviar una carta recordant-li que s’emetrà un gir amb un import, venciment i domiciliació determinats i indicar-li que si hi ha alguna dada incorrecta, que ho comuniqui a la persona indicada del departament d’administració de clients.
Un altre exemple de gestió proactiva és contactar amb els clients que paguen mitjançant pagaré, si passats 20 dies des de la data d’emissió de la factura, no han enviat encara el document de pagament. El primer contacte pot ser amb una carta recordant que han d’enviar un pagaré per un import i amb un venciment determinat. Ara bé, si transcorreguts 10 dies des de l’enviament de la carta, el client no ha remés el pagaré, és convenient fer una trucada per agilitzar l’enviament de l’instrument de cobrament. La gestió proactiva també és eficaç quan el client paga mitjançant l’enviament de xec, ja que és un instrument de pagament que sol arribar a mans del proveïdor passada la data de venciment, per la qual cosa, gràcies a la proactivitat en el cobrament, es pot aconseguir tenir el xec a sobre de la taula abans del dia de venciment de la factura. En general, sempre que un client pagui per reposició, és recomanable fer una gestió telefònica abans del venciment per prevenir els retards en el pagament i la morositat. L’enviament mensual als clients d’extractes de compte i resums de les factures enviades és un altre instrument molt subtil per a la proactivitat en el cobrament, atès que el client rep tota la informació del seu compte i pot contactar amb el proveïdor en cas de dubtes, discrepàncies o faltar-li la factura. A més, permet preparar el terreny si el servei de cobraments de l’empresa proveïdora de béns o serveis realitza amb posterioritat alguna gestió telefònica.
Una altra qüestió important és que l’empresa proveïdora ha d’establir un sistema actiu de cobrament. En conseqüència, en lloc de deixar que el client efectuï els pagaments de les factures al venciment mitjançant una transferència bancària, és millor domiciliar els cobraments en un compte bancari i si les circumstàncies així ho permeten, utilitzar el deute directe Sepa, versió B2B. A més, el departament de crèdits ha de fer servir uns llistats mensuals de saldos vençuts i no vençuts per controlar els saldos de clients, amb la finalitat de detectar els retards i prioritzar les accions de cobrament. Amb periodicitat setmanal el servei de cobraments treballarà amb un llistat de girs i rebuts impagats –efectes que no han estat atesos per l’entitat bancària del client– i realitzarà les accions de cobrament pertinents. La primera devolució o retard ha de ser analitzat pel credit manager. Un client que tingui vàries devolucions seguides ha de ser objecte d’un control especial. La ràtio de control d’impagats d’un client es calcula dividint el número d’incidències de pagament pel número de factures. Quant més elevat sigui el quocient, major risc de morositat presenta el deutor. Igualment, el departament de crèdits ha de tenir un llistat de clients d’alt risc que es crearà amb periodicitat mensual i serà analitzat pel responsable de crèdits; així mateix, s’enviarà una còpia de cada nou llistat a direcció comercial. Els clients que figurin en aquest llistat hauran de ser objecte d’una vigilància permanent i les operacions comercials supervisades personalment pel responsable de crèdits. En aquest llistat s’inclouran tots aquells clients sobre els que hi hagi indicis d’estar travessant problemes financers o que puguin entrar en una situació d’insolvència.
Així mateix, el departament de crèdits ha de controlar de forma permanent el PMC període mig de cobrament. Per consegüent, el període mig de cobrament PMC o DSO en anglès) és una dada molt important per conèixer l’evolució de la inversió en clients i per controlar la gestió del crèdit i cobrament. El PMC d’un negoci es pot obtenir mitjançant un senzill càlcul una vegada que es conegui la ràtio de rotació de clients. PMC = 360/ràtio rotació de clients. La ràtio de rotació es calcula a partir de la xifra de vendes del període que es vol analitzar i del saldo de clients al final del citat període (o el saldo mig). Les sumes de saldos de clients i de les vendes han de ser sense IVA. Ràtio de rotació = vendes/saldos de clients. Així mateix, una altra forma simplificada per determinar el PMC d’un determinat període N és mitjançant la següent fórmula: PMC (saldos clients fi N/xifra de vendes N) x nº deu N. Una altra opció és utilitzar una mitjana dels saldos de clients del període N per evitar l’efecte negatiu d’una estacionalitat de les vendes a finals d’any. L’altre sistema de calcular el PMC és el denominat mètode del Coutback, que resulta més precís, consistent en prendre el saldo fi de mes de deutors com a base per al càlcul d’aquesta ràtio i anar descomponent aquest saldo de clients, restant-li successivament els imports de les vendes dels últims mesos fins que quedi a zero. Les aplicacions informàtiques de gestió de cobraments utilitzen aquest sistema. El control del PMC como a mínim ha de fer-se un cop al mes per la totalitat de les vendes, per divisions de negoci i per àrees geogràfiques. A fi de controlar els terminis de pagament de tota la cartera de clients i detectar de seguida possibles desviacions, és necessari que l’aplicació informàtica proporcioni uns llistats mensuals amb el PMC de tots el clients. Ara bé, del segment de clients de major exposició al risc o de major facturació és recomanable que els llistats siguin setmanals. Al llistat també ha d’aparèixer el PMC teòric del client, el PMC de l’any anterior, i la comparativa dels últims mesos per veure l’evolució del període de pagament. Quant el crèdit manager detecti allargaments del PMC d’un client, haurà d’analitzar el motiu i emprendre accions per corregir el retard.
Una altra eina per controlar els comptes per cobrar és l’anomenat ageing balance de saldos de clients, també denominat aged debt analysis. Aquest document és el balanç de saldos de clients per antiguitat del venciment. L’ageing balance és un altre dels instruments essencials del credit management. Aquest document distribueix en el temps els deutes de cadascun dels clients, tenint en compte els retards en el pagament segons l’antiguitat del venciment. El balanç de saldos per antiguitat del venciment ofereix de forma instantània una imatge precisa del risc de cadascun dels clients i la seva estructura, diferenciant el risc vençut del risc no vençut. L’avantatge d’aquest balanç és que es poden comprovar els saldos vençuts i distingir-los dels no vençuts i a més conèixer l’antiguitat dels saldos vençuts i la seva relació amb la totalitat del risc del client. A més, el balanç de saldos indica el límit de crèdit de cada client i el crèdit disponible, amb el que es pot fer ràpidament una anàlisi completa de la situació del risc de cada client i de la totalitat de la cartera de clients. Amb un ageing balance mensual el responsable de crèdits pot exercir un bon control dels saldos de clients mes a mes, detectar els retards en l’abonament de les factures vençudes i prioritzar les accions de cobrament.
