Durant anys, moltes empreses han crescut seguint una lògica força senzilla: si augmentava la feina, s’incorporaven més persones; si hi havia més clients, s’ampliava l’estructura; si apareixia una nova necessitat, s’afegia un nou procés, una nova eina o una nova responsabilitat. És una manera natural de créixer, però no sempre és la més sostenible. El problema arriba quan, després d’uns anys, l’empresa ha augmentat de mida però no necessàriament ha millorat la seva manera de funcionar. En un context en què els costos són més elevats, trobar determinats perfils professionals és difícil i els marges estan cada vegada més pressionats, aquesta diferència és especialment important. Créixer i ser més competitiu no són exactament el mateix: una empresa pot facturar més que fa cinc anys i, alhora, necessitar proporcionalment més persones, més hores, més coordinació i més recursos per aconseguir-ho. En canvi, una altra pot haver crescut menys en volum però haver construït una estructura molt més sòlida, àgil i preparada per escalar.
És aquí on crec que es troba un dels grans reptes empresarials dels propers anys: deixar d’associar el creixement únicament a incorporar recursos i començar a pensar també en com obtenim més valor dels que ja tenim. I això no significa exigir més a les persones; de fet, moltes vegades significa exactament el contrari. Quan analitzem el funcionament d’una empresa, és habitual trobar professionals qualificats dedicant una part important del seu temps a tasques que aporten poc valor: copiar informació d’un sistema a un altre, preparar informes manualment, buscar dades disperses, perseguir validacions, respondre repetidament les mateixes preguntes o solucionar errors produïts per processos que depenen excessivament de la intervenció humana. En aquests casos, el problema no és la persona, sinó el sistema que s’ha anat construint al seu voltant.
I acostuma a ser un sistema que ningú ha dissenyat deliberadament. Els processos d’una empresa rarament neixen en una sala de reunions on algú decideix quina és la manera més eficient de treballar. Normalment evolucionen amb el temps. Un client demana una excepció i s’afegeix un pas. Apareix una nova necessitat i es crea un Excel. Un departament necessita una dada i algú comença a enviar un correu cada divendres. Arriba una nova eina, però l’antiga no desapareix. Al cap de cinc o deu anys, el que inicialment eren petites solucions pràctiques pot acabar convertint-se en una estructura complexa que l’empresa dona per normal i que, sense adonar-se’n, li resta agilitat i competitivitat.
Quan parlem d’una empresa competitiva, solem pensar en preu, producte, marca o capacitat comercial, però dues empreses que ofereixen pràcticament el mateix poden tenir estructures internes radicalment diferents. Una pot necessitar tres dies per preparar una proposta comercial i una altra unes hores. Una pot descobrir a final de mes que hi ha hagut una desviació important i una altra detectar-la gairebé en el moment que es produeix. Una pot necessitar incorporar una persona cada vegada que augmenta la càrrega administrativa i una altra pot absorbir part d’aquest creixement sense modificar la seva estructura. Aquestes diferències, que sovint semblen petites en el dia a dia, acaben apareixent al compte de resultats.
Per això, abans de parlar de tecnologia, automatització o intel·ligència artificial, probablement hauríem de parlar més de disseny empresarial. Com entra una oportunitat comercial? Quants passos necessita fins que es converteix en client? Quina informació es genera durant aquest procés? Qui la torna a introduir? Quines decisions necessiten validació? On es produeixen errors? Quines tasques augmenten directament quan augmenta el volum del negoci? Aquest tipus de preguntes acostumen a ser molt més útils que començar preguntant quina eina necessita una empresa, perquè moltes vegades el problema no és la falta de tecnologia, sinó una manera de treballar que s’ha anat fent més complexa amb el temps.
A Corba Solutions ens trobem sovint amb aquesta situació. Empreses que inicialment ens contacten pensant que necessiten un software, una automatització o una solució d’intel·ligència artificial i que, quan analitzem el procés complet, descobrim que la necessitat real és una altra. De vegades cal tecnologia, però altres vegades cal simplificar un procés abans de digitalitzar-lo, connectar eines que ja existeixen, reorganitzar informació o eliminar passos que ningú s’havia qüestionat durant anys. També hi ha casos en què l’oportunitat no està tant en reduir costos com en generar més negoci: una millor lectura de les dades pot permetre identificar clients que estan deixant de comprar, productes que habitualment es consumeixen conjuntament, zones geogràfiques amb millor rendiment o segments de mercat que l’empresa no estava treballant.
Aquesta és una distinció important, perquè durant els últims anys s’ha parlat molt de transformació digital, però massa vegades la conversa ha començat per la tecnologia i no pel negoci. Implementar més eines no converteix automàticament una empresa en més eficient i, de fet, una mala implementació pot aconseguir exactament el contrari: més complexitat, més sistemes, més dades duplicades i més dependència. La tecnologia té valor quan elimina fricció, facilita una decisió, redueix una tasca innecessària o permet fer alguna cosa que abans no era viable. Quan no passa això, simplement estem afegint una capa més a l’empresa.
Probablement, les empreses més competitives dels propers anys no seran necessàriament les que adoptin més eines ni les que incorporin més intel·ligència artificial, sinó les que entenguin millor com funcionen. Les que siguin capaces d’identificar quines activitats generen valor i quines només consumeixen recursos, les que puguin créixer sense replicar automàticament tota la seva estructura i les que utilitzin les dades per prendre decisions abans, i no simplement per explicar què va passar el mes anterior. Millorar la productivitat no significa demanar més esforç, sinó dissenyar millor l’empresa. Perquè arriba un moment en què treballar més deixa de ser una estratègia, i és aleshores quan competir millor es converteix en la diferència.
