Un conegut aforisme diu que: «no hi ha res gratis en aquest món» i un axioma en finances preceptua que: «els diners amb el pas del temps perden valor». Cal no oblidar mai aquestes dues sentències ja que les empreses que venen a crèdit incorren en una sèrie de costos. Això es deu al fet que la majoria de les empreses financen una gran part de les seves vendes amb crèdits bancaris a curt. En altres paraules, les empreses que atorguen crèdits als seus compradors se solen haver d’endeutar amb tercers per poder finançar les inversions en saldos de clients ja que no disposen de suficient fons de maniobra per finançar les necessitats de fons que suposen les vendes a crèdit, ni generen suficient flux de caixa per sufragar les noves operacions. Els comptes de clients representen una de les inversions més importants de l’actiu de les empreses i en moltes ocasions són el primer ús de fons de l’empresa.
Per tant, les empreses que venen a crèdit han de suportar els costos financers que suposen la inversió en comptes de clients pendents de cobrament, ja que en general les companyies no disposen de recursos propis -o de recursos financers bàsics- suficients per finançar la massa que representen els drets de cobrament a clients i han de recórrer al crèdit bancari. La funció financera ha d’avaluar el cost per l’proveïdor de les operacions amb pagament ajornat, ja que, si l’empresa ha esgotat la seva capacitat d’obtenir recursos propis, ha de cobrir les necessitats d’inversió del seu actiu corrent amb passiu a curt amb cost. L’àrea financera ha de calcular el cost dels recursos financers i ha d’existir una relació adequada entre el retorn que l’empresa espera obtenir de les inversions efectuades en l’operació a crèdit i el cost mitjà dels recursos emprats. Una màxima en finances dicta que si d’una inversió en actius equivalent a un euro, la companyia espera obtenir un marge de cinc cèntims per euro, llavors ha d’aconseguir un finançament que li costi menys de cinc cèntims per cada euro.
El crèdit atorgat als clients provoca a les empreses proveïdores quatre tipus diferents de costos: primer, les pèrdues directes provocades pels crèdits comercials incobrables; segon, el cost dels recursos emprats en el finançament dels crèdits de clients durant el temps transcorregut des la venda fins al cobrament de la transacció comercial; tercer, les despeses de gestió; en aquest grup entren els costos administratius de la gestió i control dels comptes de clients, els costos originats per la tramitació dels diferents mitjans de pagament, les despeses de cobrament, els costos de la gestió de cobrament i els produïts per les gestions recuperatòries ; i quart, els costos derivats de la prevenció i cobertura dels riscos de crèdit.
El control i anàlisi d’aquests costos servirà al departament de crèdits com a guia per conèixer l’eficiència de la seva gestió. La comparació de les dades obtingudes en diferents períodes permet que l’empresa pugui avaluar els resultats de les mesures correctores adoptades en un moment donat. Per tant, com més gran sigui el termini de cobrament que han de suportar les empreses, més gran serà la massa de comptes a cobrar que tindrà en els seus balanços, i per tant major serà el cost financer que experimentarà.
Així mateix, el proveïdor ha de tenir en compte el cost ocult que hi ha a l’hora d’atorgar un crèdit a un client. Per exemple, si l’empresa proveïdora Garadna SL realitza la concessió d’un crèdit de 20.000 euros a un client que pagarà la factura 90 dies després d’haver-se fet el lliurament de la mercaderia, i si partim del principi que Garadna S.L. es finança amb línies de crèdit i el tipus d’interès mitjà que ha d’abonar als bancs per a l’obtenció de recursos a curt termini és del 6% taxa anualitzada, el cost financer (utilitzant una fórmula senzilla basada en l’interès simple) seria de 300 euros. Per tant, el cost que ha de suportar l’empresa Garadna S.L. per finançar aquesta venda a crèdit és de 300 euros; import gens menyspreable si tenim en compte que representa l’1,5% de l’import de la factura.
Per tal de que tots els empleats implicats en la gestió del crèdit client estiguin conscienciats de la importància dels terminis de pagament que es concedeixen als clients, és convenient que les empreses tinguin una taula amb els càlculs de cost d’ajornament segons els imports de l’operació i el termini atorgat al client per pagar. El tipus d’interès que s’aplica en els càlculs ha de ser el cost mitjà ponderat dels recursos financers utilitzats per a les inversions en l’actiu corrent. Aquesta simple taula ajudarà els empleats de l’empresa, i en particular als venedors, a donar-se compte de la repercussió que té en el compte de resultats de l’empresa cada venda a crèdit en funció de l’ajornament que es concedeix al client. Aquest mètode permet sensibilitzar els comercials de la importància de moderar els terminis de pagament atorgats a clients.
En un altre ordre de coses, una conseqüència de la morositat dels clients que es retarden en pagar les factures vençudes és l’aparició de tensions de tresoreria provocats per l’insuficient flux de fons en fallar la previsió de cobraments que havia fet el tresorer. Així mateix, la disminució del flux de cobraments posa en dificultats la tresoreria de l’empresa i impedeix a l’empresa atendre els seus propis compromisos de pagament. Conseqüentment, la necessitat d’obtenir liquiditat a curt per cobrir les necessitats puntuals de tresoreria obliga les empreses afectades per la morositat a sol·licitar urgentment als bancs els fons necessaris per sortir de la dificultat. La morositat també té repercussions de tipus econòmic financer a les empreses que la pateixen, sent les més rellevants l’allargament del període mitjà de maduració del negoci i del cicle de caixa, l’allargament del cicle de caixa que implica un augment de les necessitats operatives de fons, l’increment desproporcionat de l’actiu corrent realitzable per culpa de l’augment dels comptes per cobrar i saldos vençuts de clients, augment de l’actiu corrent en incrementar les partides de clients amb els comptes vençudes i impagades, increment del corrent net en el balanç que suposa un augment de les necessitats de finançament de l’actiu corrent i un increment dels costos financers, increment del passiu a curt amb cost en forma de crèdits bancaris utilitzats per finançar els saldos de clients vençuts i no cobrats, augment dels costos financers provocats pels retards en el pagament i altres despeses addicionals, desequilibri financer i de l’estructura del balanç de la companyia, imatge financera negativa en les anàlisis d’estats financers, costos financers addicionals pel cost de saldos compensatoris exigits pels bancs en haver augmentat els impagats i les devolucions d’efectes i descens de la rendibilitat empresarial .
Les despeses que provoquen els impagats són les despeses bancàries de devolució d’efectes, despeses administratives per a la gestió dels impagats, despeses en recollida d’informació financera sobre clients, despeses originades per pagar els serveis de les empreses de recobrament de les factures impagades i despeses de gestió de cobrament interna com poden ser els desplaçaments per visitar els deutors, les trucades per telèfon als clients morosos i els salaris del personal encarregat de realitzar les tasques de recuperació de crèdits impagats.
