Sòcia directora de NEXT Human Engineering.
www.next-he.com
nuria@next-he.com
- Foto: EL PERIÒDIC
Persones que monopolitzen el temps en llargs monòlegs, altres que no participen, debats encallats que no arriben a cap acord, líders que imposen sense implicar l’equip, subgrups amb posicions enfrontades… les reunions llargues que generen sensació d’improductivitat són un dels factors de desmotivació més gran en empreses i institucions. L’èxit als negocis i a la vida depèn de la qualitat de les nostres converses. I n’hi ha de tot tipus: les que es tenen, les que no es tenen, les prohibides, les eficaces, les que ens atansen, les que ens allunyen, les que ens comprometen, les que ens desmotiven, les pendents, etc.
Fa anys treballava en un lloc on teníem una reunió setmanal de quatre hores. No hi havia cap objectiu en si, ni un ordre del dia preestablert, ni s’esperava res en concret dels assistents. Però calia fer aquelles hores «per complir l’horari setmanal». Quatre hores interminables no pel temps en si, sinó per la falta de contingut, d’objectius, d’arribar a algun lloc. Em sorprenia com acabava sempre tan cansada si no havíem fet res més que seure en una cadira i escoltar, o potser intervindre. Més endavant vaig aprendre que els factors de desmotivació i d’estres més grans són la manca de feina o d’atribucions; la pèrdua de temps. I això, a mi que sóc una persona orientada a l’activitat i a la creativitat, em suposava un esgotament energètic a tots nivells.
Les reunions no serveixen per passar el temps, ni tan sols per parlar. Serveixen per prendre decisions, arribar a acords i a compromisos i emprendre accions. I perquè aquest procés de decidir i comprometre’s funcioni, s’hi ha d’anar amb la voluntat d’escoltar, no només de parlar i defensar les pròpies decisions. Escoltar significa deixar-se influir per la paraula de l’altre. I perquè això passi, per estar obert a tots, cal estar en un entorn de confiança. Sovint el que hi ha són grups de persones, però no són un equip. Quan això passa les converses es converteixen en discussions, a vegades interminables, es generen resistències i actituds de defensa de les pròpies posicions. Hi ha persones que simplement no participen, i altres que monopolitzen. Són sistemes de forces que remen en direccions oposades, cosa que fa que avançar sigui difícil i suposi alts costos emocionals i de temps, a més de dificultar avenços productius de l’equip.
Els equips en les reunions es passen més del 90% del temps focalitzats en l’activitat que els ocupa, a planificar accions i arribar a resultats. Però moltes vegades el que està fallant és el que no és evident, i que és la base de tot resultat eficient: la confiança i el compromís. Un equip és un sistema, no una suma d’individus. Quan un membre de l’equip no participa en una reunió, ¿de qui és la responsabilitat? De l’equip, que decideix si permetre-ho o no. Quan es passa de grup a equip, tots són corresponsables del que passi o no passi en aquella reunió.
¿I com es pot detectar el nivell de confiança, restaurar-lo si cal, i elevar el nivell de compromís de tots els membres? Sovint cal recórrer a un observador extern, que pugui avaluar les interaccions de l’equip, diagnosticar mancances, contribuir que l’equip elabori unes regles de funcionament consensuades per tots de com han de funcionar, i comprometre-s’hi. I acompanyar l’equip fins que aprengui a autoregular-se. Aquest observador és un team coach extern a l’empresa i a la seva cultura, que acompanya l’equip en les seves reunions ordinàries, observa interaccions, dóna feedback puntual i fa reflexionar al final de la reunió sobre quins han estat els comportaments de l’equip en relació a les regles acceptades per tots.
¿Els beneficis? Es reparen relacions trencades enfortint la confiança, es fomenta l’alineació de tots els membres de l’equip amb els objectius, s’optimitza els temps de reunió, es reforça el compromís de tots els membres entre ells i genera millor clima laboral. Aquest són els factors que permeten guanyar moltíssima eficiència a l’hora d’aconseguir resultats. Les organitzacions madures, que s’han adonat de la importància d’invertir en desenvolupament de persones com a peça clau de l’èxit empresarial ho estan implementant cada cop més. L’art de relacionar-se de manera productiva està relacionat amb la coherència interna, que integra treballar per al propi bé i per al bé comú, aprenent a treballar de manera col·laborativa. Això és el que dóna sentit a una feina, i significa tenir una feina amb sentit.
Per a més informació consulti l’edició en paper.
