Mètodes per cobrar abans les factures comercials
En aquests temps d’incertesa en els quals sembla que l’economia mundial està a punt d’entrar en recessió, un dels aspectes crítics per a les empreses és mantenir les seves tresoreries amb suficient liquiditat per no incórrer en una suspensió de pagaments. Per mantenir un flux de caixa constant que permeti a les empreses sobreviure en temps de crisi econòmica és necessari que els seus directius coneguin els diferents mètodes que faciliten cobrar el més aviat possible les factures o almenys que eviten retards en la liquidació de les operacions comercials.
El sistema de facturació és un punt important que pot agilitzar l’entrada de diners en les tresoreries de les empreses, o pel contrari, provocar un retard considerable en el cobrament de les transaccions. Les pimes han d’evitar que els seus clients els convencin d’adoptar un sistema d’autofactura, cada cop més utilitzat pe les grans empreses que tenen molts proveïdors. Per aquest sistema és la pròpia empresa compradora qui emet les factures contra si mateixa i amb el consentiment exprés en les condicions de venda de l’empresa subministradora. Els comercials han d’evitar acceptar les condicions de venda en dipòsit que permeten al client una autofactura mensual dels consums realitzats del producte. L’autofactura és sempre més favorable per al comprador, ja que deixa a mercè del client decidir les compres que està disposat a pagar i la data de pagament de les factures. A més, el client farà els càrrecs de totes les incidències que vulgui a l’autofactura. L’únic avantatge per al proveïdor és que se li redueix part de la feina administrativa, i que un cop rep la factura té major seguretat en què cobrarà en la data indicada.
Un altre factor que també influeix en el venciment de la factura és el dia d’inici del còmput per al termini de cobrament, ja que segons el dia de la setmana que es prengui com a data d’inici del càlcul pot caure en diumenge el dia de venciment. Hi ha unes regles predeterminades en funció del termini de cobrament i el dia en què es posa el comptador en marxa; per exemple, si es pren un dilluns com a dia d’inici del còmput i el termini de pagament és a 90 dies, la data de venciment serà un diumenge. Si el termini de pagament és a 60 dies i es factura un dimecres, el venciment de pagament també caurà en diumenge. I si el termini de pagament és a 30 dies i es factura un divendres, el venciment també serà un diumenge. Per tant, s’ha d’evitar facturar per terminis de cobrament a 90 dies els dilluns, per a terminis a 60 dies, els dimecres, i per a terminis a 30 dies, els divendres, ja que el venciment de pagament serà sempre un diumenge i es retardarà el cobrament un dia. Això pot portar a emetre milers de factures a l’any amb venciment diumenge o dia hàbil i d’aquesta manera s’allarguen molts dies els períodes de cobrament si hi ha milers de factures expedides el dia incorrecte.
Així mateix, per calcular els ajornaments de pagament és millor utilitzar dies i no mesos en el còmput. Per tant, no és el mateix indicar el termini de cobrament en dies que fer-ho en mesos, ja que no tots els mesos tenen 30 dies. Per exemple, una factura amb data 5 de juny amb un termini de pagament a 90 dies venç el 3 de setembre, però si indiquem tres mesos, venç el 5 de setembre, o sigui que perdem dos dies.
L’opció entre facturació electrònica o facturació en suport paper és un altre aspecte important que cal considerar. Les empreses emeten milers de factures a l’any. El cost d’imprimir dues còpies, posar en un sobre una i enviar-la al proveïdor és d’uns sis euros, segons els càlculs realitzats pel Ministeri d’Indústria de l’Estat espanyol. Per tant, la despesa anual d’enviar i rebre milers de factures s’eleva a molts milers d’euros. Es calcula que a Espanya els cost mitjà de facturar en paper és per cada empresa de 4.500 euros. S’imagina que una empresa pogués estalviar-se aquesta despesa? Des de fa uns anys existeix a Espanya un nou model de factura electrònica que és compatible i autoritzat per l’Agència Tributària per a les declaracions i les inspeccions empresarials. Els grans avantatges de la facturació electrònica són una menor despesa de paper i reducció de burocràcia, així com retallar el període de temps que triga la factura en arribar al client, i facilitar a aquest la tramitació i comptabilització de les factures dels seus proveïdors. Conseqüentment, per al client la factura electrònica suposa també un estalvi important en despeses d’administració. Per al proveïdor pot significar l reducció de fins a 10 dies del seu PMC. Els únics requisits que haurà de complir l’empresa que vulgui utilitzar la facturació electrònica és disposar d’un ordinador, una connexió de banda ampla i acceptar les tres condicions imposades per la Unió Europea a l’hora de treballar amb factura electrònica: 1) ha de donar el consentiment per rebre la factura electrònica; 2) disposar d’un certificat que determini l’autenticitat de l’origen, i 3) garantir la integritat del contingut. Un dels grans objectius de la iniciativa empresa pel Ministeri d’Indústria i l’Agència Tributària és posar fir amb la factura de paper i que progressivament sigui substituïda per l’electrònica. Cada any a Espanya s’utilitzen uns 9.000 milions de fulls de paper que en un futur es deixaran de fer servir amb la factura electrònica. Per cada milió de fulls utilitzats es destrueixen molts arbres. En conseqüència, la factura electrònica tindrà un gran benefici mediambiental.
Un altre punt per considerar es escollir entre la postfacturació o la prefacturació. L’ús per part del proveïdor d’un sistema de postfacturació o de prefacturació és decisiu atès que un sistema de postfacturació fa perdre dies en el cobrament; en canvi, un de prefacturació permet guanyar dies. Tanmateix, cadascun dels sistemes citats tenen els seus avantatges i inconvenients. La prefacturació consisteix en facturar automàticament abans de la sortida dels productes de fàbrica. Aquest sistema permet una reducció significativa en els terminis de cobrament, però obliga a una excel·lent coordinació entre els departaments de facturació i logística. L’avantatge d’utilitzar un sistema de prefacturació és que no existiran allargaments en el cicle de cobraments per retards en l’emissió de factures. Però existirà l’inconvenient que l’empresa ha de ser molt puntual en els lliuraments; ha de servir les comandes de manera impecable i complir tots els requisits que va sol·licitar el client. Amb aquest sistema de facturació no poden existir problemes en la recollida de les comandes ni en els lliuraments dels productes. La prefacturació tampoc funciona si apareixen litigis comercials relacionats amb els béns servits, o quan el client no accepta la mercaderia facturada després del lliurament. Tampoc és aconsellable utilitzar la prefacturació quan el client tingui un termini d’acceptació o revisió de la conformitat de la comanda. Per la seva part, la postfacturació implica facturar un cop s’ha lliurat la mercaderia al client. Els avantatges del sistema de postfacturació són: s’eviten errors en la confecció de les factures per comandes mal recollides, per incidències en els lliuraments, i s’eviten problemes per facturar comandes rebutjades després del lliurament. El principal inconvenient de la postfacturació és la seva dependència d’un altre document: l’albarà. En cas d’arribar amb retard l’albarà, la factura s’emetrà amb un retard innecessari. La postfacturació també té l’inconvenient que en cas de facturar de manera agrupada els lliuraments efectuats durant un determinat període de temps (una setmana, 15 dies, un mes), ajuntant diversos albarans per després emetre una única factura, el proveïdor encara concedeix un termini suplementari de crèdit al comprador. Això és així ja que, generalment, es fa servir la data de l’últim dia del període de subministraments (la data que correspon a l’últim lliurament) com a base per iniciar el còmput del termini de pagament de l’agrupació d’albarans. Amb aquest sistema el client gaudirà de major termini per pagar les primeres compres efectuades. En aquests casos, cal negociar amb el client per computar la data d’inici del termini fent un promig ponderat de les dates de lliurament per establir d’aquesta manera una data mitja de cobrament.
A partir del lliurament de la mercaderia comença a comptar el període de cobrament, per la qual cosa, en cas d’utilitzar sistemes de postfacturació, és vital que els albarans arribin el més aviat possible a administració de clients per poder emetre les factures. Per tant, és prioritari evitar les retencions dels albarans en el circuit d’enviament a administració. En moltes ocasions, els albarans triguen varis dies en arribar, fet que produeix retards innecessaris en la confecció de les factures. Aquesta pràctica provoca l’existència de borses de risc ocultes ja que durant el termini que triguen en arribar els albarans no només s’estan donant dies de crèdit gratuït al clients, sinó que no es comptabilitzen les partides de vendes a crèdit en no haver-se emès encara les factures corresponents. Els albarans han de ser enviats per un conducte que no provoqui distorsions en la seva lectura, per exemple, si són enviats per fax o escanejats per correu electrònic, procurar que la reproducció sigui el suficientment bona perquè no sorgeixin errors causats per paraules, xifres o lletres difícils de llegir.
Ara bé, de res serveix un sistema de facturació ràpid i precís si es retarda la remesa de les factures als seus destinataris. L’empresa ha de tenir un bon sistema de repartiment i donar un tractament especial a la distribució de factures d’imports elevats, ja sigui per correu urgent o per missatger. Com a norma general un cop emeses les factures han de sortir enseguida de les oficines del proveïdor i enviades a l’adreça correcta del responsable de pagaments del comprador. És convenient actualitzar les adreces d’enviament de les factures i comprovar les factures retornades per errors de direcció postal.
D’altra banda, és convenient adoptar una política proactiva en el control de l’enviament de les factures als clients, i –sobretot a partir de determinats imports– és convenient contactar amb la persona responsable d’acceptar la comanda i donar les ordres de pagament. En qualsevol cas, és convenient personalitzar la gestió i comprovar que el client ha donat validesa a la factura, que aquesta sigui totalment correcta, i confirmar el seu cobrament al venciment. En cas que la factura no sigui correcta per al client, el proveïdor té suficient marge de temps per rectificar els errors en la seva factura i solucionar possibles conflictes comercials.
La fase més importat per cobrar abans les factures comercials és la del cobrament. La manera de cobrament depèn en gran mesura de la tipologia del client, dels costums del sector, del poder negociador del client, o de la força comercials que pot exercir el proveïdor sobre el comprador. El mitjà de cobrament utilitzat és molt important ja que alguns canals de cobrament allarguen en diversos dies el cobrament de les factures. En molts casos, la manera de cobrament ve imposada pel client o pel sector, i no és negociable. Per exemple, la gran distribució comercial minorista sol pagar mitjançant pagaré o per confirming, les administracions públiques mitjançant transferència, i els petits comerciants demanen que passi a cobrar el venedor. Ara bé, la forma de pagament també pot estar regulada per les lleis de comerç que donen certa protecció al proveïdor, i així mateix, existeixen una sèrie de disposicions legals referents als documents de pagament en les vendes a crèdit. També hi ha normes específiques per al reemborsament de les transaccions en determinades operacions, com és el cas dels productes peribles. No obstant això, quan el proveïdor pot escollir quin mitjà de cobrament li convé utilitzar, abans de prendre una decisió definitiva, primer, ha de valorar diferents aspectes sobre el mitjà seleccionat, analitzant els pros i els contres.
La Sigle Euro Payments Area (SEPA) –que en anglès significa Zona Única de Pagaments en Euros- és un acord polític entre els Estats de la Unió Europea, la Comissió Europea i el Banc Central Europeu per a la creació d’un espai únic de pagaments per a l’euro. Es tracta d’una iniciativa impulsada pel sector financer europeu, tutelada per la Comissió Europea i el Banc Central Europeu, per la qual cosa s’estableix una veritable zona integrada de pagaments europeus en euros en els quals aquests pagaments estan subjectes a un conjunt uniforme d’estàndards, normes i condicions, i permet la realització dels pagaments en euros de manera tan senzilla, ràpida, segura i eficient com es fa actualment a cada país. El seu objectiu és establir instruments de pagament, infraestructures i estàndards paneuropeus uniformes a tota Europa i eliminar les diferències entre pagaments transfronterers i pagaments nacionals dins la zona SEPA. Els tres instruments de pagament SEPA són: el SEPA Credit Transfer (SCT), el SEPA Direct Debit (SDD) i el SEPA Card Framework (SCF). L’SCT o transferència SEPA és la transferència estàndard de la zona SEPA, en euros. No té límit en els imports que es poden transferir i les despeses bancàries són compartides entre ordenant i beneficiari. La transferència SEPA tindrà les mateixes despeses i condicions de tant per a l’SCT domèstica com per l’SCT europea. Aquesta transferència SEPA suposa menys despesa i més comoditat per a les empreses que operen a nivell europeu. L’SDD o Deute Directe SEPA és el càrrec directe en compte que és executat en euros a tota la zona SEPA. L’SDD és l’aspecte més nou de la reforma introduïda per SEPA. I l’SCF és el marc jurídic i financer per utilitzar targetes bancàries paneuropees a la zona SEPA.
Com hem vist, existeixen molts mitjans i canals de cobrament, i es podrien fer moltes classificacions diferents. De manera que podem agrupar-los seguint el criteri de qui controla i realitza l’acció de pagar; en aquest cas tenim tres grans grups. En primer lloc, els que estan controlats pel proveïdor ja que es realitza el cobrament mitjançant un instrument que ha emès ell mateix, fet que evita l’efecte allargament; aquest és el cas de l’SDD. En segon lloc, els mitjans de pagament que estan controlats pel client ja que el pagament es fa per transferència o per xec; per tant, la iniciativa està en mans del client que pot allargar els terminis de pagament a voluntat. I, en tercer lloc, els mitjans que estan controlats per una entitat bancària; per exemple, quan el pagament s’efectua mitjançant factoring o confirming.