Pere Brachfield Soci director de Brachfield & Asociados Abogados

En aquests temps de crisi econòmica i de falta d’efectiu en les tresoreries de les empreses, els proveïdors de béns i serveis han d’evitar les tècniques de cash management que implementen els seus clients per allargar els terminis de pagament de les factures. D’entrada, quan fan operacions comercials amb un nou comprador, els proveïdors han de vigilar que en les condicions de pagament que figuren en el contracte no hi hagi alguna estipulació que permeti al client retardar els pagaments. Moltes vegades les clàusules que faciliten l’allargament dels terminis de pagament reals no són detectades pel proveïdor en signar el contracte. Les estipulacions contractuals que permeten al client allargar el termini de pagament real de les factures són les que a continuació s’assenyalaran: en primer lloc, en les condicions de pagament es fixa un dia de pagament al mes atès que imposar un dia de pagament suposa allargar en promig 15 dies en el pagament de les factures. En segon lloc, està l’estipulació d’iniciar còmput del termini de pagament a final de mes; per exemple, el client té com a condició pagar les factures a 90 dies fi de mes, amb això allarga en promig 15 dies el pagament de les seves factures. En tercer lloc, hi ha clients que combinen aquestes dues primeres tècniques d’allargament, per exemple, pagar a 90 dies fi de mes amb una data fixa de pagament el dia 25, amb la qual  cosa allarguen el període de pagament en 30 dies.

El client que estableix dies de pagament fixes als proveïdors aconsegueix un efecte allargament automàtic. Veurem quants dies d’allargament aconsegueix el client en funció dels dies de pagament que té establerts cada mes. El client que té un sol dia de pagament al mes en promig allarga el període de pagament de les seves factures en 15 dies. El comprador que té dos dies de pagament al mes aconsegueix allargar el termini en vuit dies. Aquell que té tres dies de pagament al mes aconsegueix un allargament mitjà de cinc dies. I el client que paga les seves factures un dia a la setmana allarga els terminis de pagament en tres dies.

Així mateix, existeixen altres tècniques d’allargament que utilitzen els deutors. Per exemple, imposar dates límit per a l’admissió de les factures; la primera és admetre la recepció de factures només fins el dia 10 de cada mes, i si una factura arriba més tard no es comptabilitzarà fins el mes següent, i a més l’inici del còmput del termini es fa a final de mes. La segona és imposar com a data fixa de pagament el dia 30, de manera que els venciments de febrer passen automàticament a 30 de març. La tercera és iniciar el còmput a partir de la validació i comptabilització de la factura o en el seu defecte arribada a les oficines. La quarta, retornar al proveïdor les factures que tinguin el més mínim error. La cinquena, retornar factures emeses en paper reciclat. La sisena, reclamar tots els litigis bloquejant el pagament de les factures. La sèptima, sol·licitar una sèrie de requisits complexes en les factures; per exemple, el número de comanda, el número d’identificació del segell de validació posta pel comprador en l’albarà de lliurament. L’octava, no pagar si no s’ha validat la qualitat i quantitat de mercaderia amb una clau que ha d’aparèixer en factura. La novena, establir sistemes burocràtics per retardar el pagament, vàries signatures autoritzants. La dècima, les oficines on es prenen decisions de pagament situades a l’estranger i de difícil comunicació per als proveïdors. L’onzena, els horaris d’atenció al proveïdor són molt restringits. La tretzena, pagar sempre amb xecs per guanyar molt float. I la catorzena, enviar pagarés amb venciments més dilatats que el venciment de pagament contractual.

Altres punts importants per aconseguir cobrar abans les factures es troben en la tramitació de les comandes. Aquesta ha de fer-se en les 24 hores següents a la seva arribada i el sistema ha de donar prioritat a les comandes importants que han de ser processats immediatament. Així mateix, l’acceptació de les comandes ha de ser dinàmica i el credit manager ha de tenir procediments automàtics de control de crèdits que permetin la immediata aprovació o denegació d’una operació. En cap cas han d’existir retards motivats per controls de crèdit poc àgils. En el lliurament al comprador dels productes comprats cal procurar realitzar el més aviat possible el processament de la comanda perquè el termini fins al lliurament físic de la comanda duri pocs dies. Un procediment de lliurament ràpid, sense incidències ni retards facilita el cobrament. Pel contrari, qualsevol retard o falta de qualitat en els lliuraments provoca problemes de cobrament. El lliurament i la seva data exacta han de quedar perfectament documentades per mitjà de l’albarà que ha de ser segellat i validat pel comprador. Els errors de quantitat o qualitat de les mercaderies, la falta d’eficiència en l’empaquetat i els trencaments són causes de devolucions de gènere i problemes de cobrament. Els enviaments han de ser impecables per evitar problemes de cobrament per culpa d’errades al magatzem. La mercaderia ha d’estar llesta per a l’enviament el més aviat possible, donant prioritat a les comandes de més valor. L’albarà és un document d’una importància vital en les transaccions comercials ja que demostra l’existència d’una compravenda acreditant el lliurament de la mercaderia. El seu emplenament ha de ser el més perfecte possible ja que en cas d’errors el client pot rebutjar la comanda. Així mateix, en el moment de redactar la factura es cometran els mateixos errors que figuren a l’albarà.

Un cop preparats per a l’enviament, les comandes han de ser lliurades al transportista de seguida, evitant demores de mercaderies preparades en el magatzem per deficiències en el repartiment o problemes amb les rutes de lliurament. La manera d’enviar la mercaderia i el temps que triga en arribar al client són molt importants pel procés de cobrament. El termini de pagament vindrà donat per la data de lliurament del producte, atès que en cas de postfacturació l’albarà és imprescindible per a la confecció de la factura, i en prefacturació el client es negarà a acceptar un venciment si la data de recepció de les mercaderies és molt superior a la data de la factura. El sistema de transport ha de ser el més racional possible, i havent estudiat a fons les rutes de lliurament per augmentar la rapidesa. El transportista ha de garantir el lliurament dels enviaments als clients en els terminis mínims i evitar que per problemes de rutes existeixin comandes que triguen varis dies en arribar al seu punt de destí. La qualitat del servei ha de ser òptima per evitar errors en els repartiments, fet que ocasiona problemes de cobrament amb els clients. L’enviament ha d’arribar al domicili escollit pel client per a la recepció de mercaderies i en l’horari sol·licitat, per la qual cosa s’han d’evitar errors en la direcció de lliurament i respectar els horaris del comprador. Una vegada que l’enviament ha arribat al seu destinatari és fonamental que l’albarà sigui correctament validat pel receptor de la mercaderia. L’albarà és moltes vegades l’únic document que acredita l’existència d’una transacció comercial, per la qual cosa ha de ser signat i segellat pel responsable de recepció de mercaderies del client.

La factura és un document emès pel creditor que expressa l’obligació del pagament d’una operació de compravenda o d’una prestació de serveis. No obstant això, la factura és un document –encara que fonamental en les transaccions– que per si sol no demostra l’existència d’un crèdit –no té valor probatori– per tant, si no existeix un albarà que documenti el lliurament o prestació el deutor sempre es podrà oposar al pagament al·legant no haver rebut les mercaderies o no estar d’acord amb els imports de la factura. L’única solució si no existeix albarà és aconseguir que el comprador signi la còpia de la factura sota un afegiment que indiqui conformitat amb la quantitat, preu i condicions de pagament. En cas que el destinatari de la factura la signi i també l’emissor, cal tenir en compte que es converteix en un bon mitjà probatori, ja que la factura és un document privat al qual la llei i la jurisprudència han atorgat consideració especial en estimar que en aplicació de l’article 1125 del Codi Civil espanyol si és acceptada i reconeguda pel seu destinatari, adquireix quasi igual força i valor que el d’una escriptura pública.

La factura ha d’estar ben confeccionada evitant errors que poden perjudicar el cobrament –o que serveixin d’excusa al deutor per no abonar-la– i ha de ser enviada el més aviat possible al client per no retardar el cobrament. La factura és un document de suma importància i ha de ser emesa amb la major precisió, claredat i exactitud. Qualsevol error en la confecció de la factura suposa un problema de cobrament ja que és un document que sí compromet legalment a l’emissor. La factura ha d’incloure totes les dades que obliga la legislació i així mateix, els específics que sol·licita el client. La factura té efectes tributaris en tenir un IVA reportat. No s’ha d’oblidar que les ineficiències en el servei de facturació són un dels factors que provoquen majors retards en el procés de cobrament. La bona qualitat de la facturació és clau per evitar problemes de cobrament. En moltes empreses els retards a l’hora d’emetre les factures són problemes interns d’eficiència; inclús hi ha empreses que només facturen un cop a la setmana, o encara pitjor, una vegada al mes o amb la qual cosa allarguen necessàriament el cicle de cobraments.

Un punt molt important és determinar el venciment de la factura, generalment el termini de cobrament s’acostuma a calcular a partir de la data de la factura o a vegades la data d’inici de còmput pot ser la de lliurament de mercaderies o inclús la del seu embarcament. A vegades també pot ser la data de recepció i validació de mercaderies pel client o la data de recepció de la factura, encara que en aquests casos les condicions són menys favorables per al proveïdor ja que escapen al seu control i per tant beneficien clarament al comprador.

Les empreses han de tenir en compte que existeixen aspectes que determinen el venciment de les factures, entre ells estan els següents:

• El termini de crèdit atorgat al client
• La data de còmput del crèdit
• Les agrupacions de facturació
• Els dies fixos de pagament que té el client

Tots aquests factors influeixen en la data de venciment de la factura, per la qual cosa el proveïdor ha de revisar cadascun d’ells i intentar aconseguir les condicions més favorables. Així mateix, en el moment d’acordar les condicions de pagament és necessari determinar amb claredat la fixació del termini de pagament concedit al client. El termini de pagament ha de quedar ben clar en la factura evitant expressions confuses, ambigües o que deixin la determinació del venciment en mans del client. S’han d’evitar expressions indeterminades com la de: «pagament a 60 dies», que no especifiquen a partir de quina data s’inicia el còmput del termini. Per al proveïdor el moment en què es posa en marxa el comptador pot ser a partir del dia de lliurament de la mercaderia. No obstant això, el comprador pot interpretar que és el dia de validació del producte pel seu servei tècnic o el dia en què la factura arriba a les seves mans.

Sempre cal evitar expressions ambigües o indeterminades, verbigràcia: «comptat comercial», «primer dia hàbil», «pagament per reposició». No s’han d’acceptar condicions de clients que siguin qüestionables com la de «dia de pagament primer divendres de cada mes», atès que si el primer divendres del mes és festiu el client pot retardar el pagament un mes més. I també cal eludir condicions com «pagament a 60 dies des de la data de recepció de factura», o encara pitjor «pagament a 60 dies des de la data de validació de la comanda», que són discrecionals i permeten que el client retardi el pagament molts més dies. Per tant, és recomanable utilitzar termes com «pagament a 60 dies data factura», o encara millor «pagament a 60 dies data recepció de la mercaderia» i fer constar la data exacta del venciment de pagament a la factura, tal com exigeix la legislació mercantil.

Com ja hem vist, els dies fixes de pagament predeterminats pel client són un altre factor que distorsiona el venciment de pagament atès que el client no paga el dia del venciment teòric (una cop ha transcorregut el termini de crèdit atorgat), sinó que ho fa el dia que el mateix ha predeterminat i que pot ser molts dies després del venciment original. Per aquest motiu molts compradors concentren tots els seus pagaments en un o dos dies cada mes al·legant motius d’organització de les seves tresoreries, quan en realitat el motiu és aconseguir un termini addicional de crèdit. Per tant, els dies fixes de pagament són una tècnica que utilitzen molts clients per allargar considerablement el termini de pagament. Inclús algunes empreses fan servir l’estratagema de passar la comanda en unes dates properes al dia de pagament que han imposat els proveïdors, amb el propòsit que el venciment de pagament de la factura corresponent tingui una data molts més llunyana i d’aquesta manera aconseguir un aplaçament extraordinari. Per exemple, una empresa pacta amb un proveïdor un aplaçament de pagament de 60 dies, però imposa un sol dia de pagament; el cinc de cada mes. L’empresa compradora li passa intencionadament la comanda al proveïdor el dia 2 de març. El subministrador pot fer el lliurament del producte el 7 de març i factura aquest mateix dia. El venciment teòric de la factura seria el 7 de maig, però com el client té un dia fix de pagament que és el dia 5 de cada mes, el proveïdor no podrà cobrar la factura fins els 5 de juny. Amb aquesta argúcia el client haurà aconseguit un finançament extra de 29 dies ja que pagarà la factura a 89 dies.

Sempre que sigui possible cal evitar agrupació de factures amb facturació mensual fi de mes, ja que és un altre sistema de retardar el pagament que practiquen els clients. En el següent exemple veurem el termini real de pagament d’una empresa que compra el primer dia del mes, amb facturació mensual, termini de pagament a 90 dies i data de pagament el dia 25 de cada mes:

1. Termii transcorregut des del lliurament a la facturació: 29 dies
2. Termii transcorregut des d’emissió de la factura fins a finalitzar el termini de crèdit atorgat: 90 dies
3. Termii transcorregut des de finalització del termini de crèdit fins el pagament efectiu: 25 dies

1. El termii real de pagament del client en aquest cas és de 144 dies, 54 dies més que el teòric de 90 dies

La pregunta que hem de fer-nos és: Què passa si el client fa el 90% de les seves compres els primers cinc dies del mes? Això s’ha de considerar com un abús contra el proveïdor, per la qual cosa aquest ha d’exigir ponderació de la data d’emissió de la factura i no utilitzar el 30 de cada mes com a data d’inici del còmput.