Pere Brachfield Soci director de Brachfield & Asociados Abogados

Un dels circuits més importants de l’activitat d’explotació de l’empresa proveïdora de béns o serveis és mixt: el circuit de vendes i cobraments. Totes dues funcions estan estretament interrelacionades i funcionen de manera simbiòtica. El circuit de vendes i cobraments és l’únic que permet a les empreses produir beneficis. D’una banda, les vendes són l’activitat essencial de qualsevol negoci, i d’una altra, el flux de cobraments és el veritable sistema circulatori d’una empresa atès que a semblança del sistema circulatori en el cos humà, el flux de cobraments proporciona l’element vital (els diners) perquè l’entitat funcioni. Conseqüentment, el procés de cobraments és el principal generador de liquiditat per a l’empresa. El circuit de vendes i cobraments en la moderna gestió d’empreses ha de ser contemplat com un procés global que abasta diverses etapes. Amb relació al circuit de vendes i cobraments cal destacar dos conceptes fonamentals: el primer és que la direcció de l’empresa ha de considerar el factor temps com una cosa essencial, i ha d’intentar reduir els terminis tot l’humanament possible per escurçar el temps que triga en recuperar la inversió en clientes; i el segon és que la direcció de l’empresa només ha de donar per tancat el cicle quan disposi plenament de l’import de la venda en la tresoreria de l’empresa.

En la meva opinió, els factors que influeixen directament en la reducció del Període Mitjà de Cobrament són sis: el primer, les condicions de crèdit i pagament que ofereix l’empresa als seus clients; el segon, el sistema de facturació empleat per l’empresa (prefacturació o postfacturació), el suport d’emissió de les factures (paper, PDF, e factura); el tercer, els mitjans de cobrament; el quart, els descomptes per pagament immediat oferts als compradors; el cinquè, el tractament de factures impagades, i el sisè, la gestió de les factures impagades. De manera que l’empresa proveïdora de béns o serveis haurà d’implementar les tasques necessàries per optimitzar aquests sis determinants.

El circuit de vendes i cobraments que genera el retorn dels fons invertits per l’empresa proveïdora està format per les següents cinc etapes:

En primer lloc, la venda; en segon lloc, el lliurament dels productes al client; en tercer lloc, la facturació; en q quart lloc, la gestió de cobrament, i en cinquè lloc l’ingrés dels diners en la tresoreria.

La duració del cicle de vendes i cobraments és el resultat de la suma dels terminis d’aquestes cinc etapes. En ocasions el coll d’ampolla que retarda tot el cicle es troba en només una de les fases, encara que a vegades es pot trobar en diverses de les etapes del circuit. Amb el propòsit de poder minimitzar el temps que dura el cicle, és convenient estudiar cadascuna de les etapes individualment. D’aquesta manera es pot analitzar el temps que dura cada fase i detectar les causes dels retards. I a més, cada etapa es pot dividir a la vegada en subetapes, de manera que serà més fàcil identificar i conèixer els punts del circuit en els quals s’allarga el procés de retorn dels fons, i per tant, prendre les mesures adequades per corregir la situació.

Les diferents subetapes són:

• A la venda: la captació de la comanda, la tramitació de la comanda i l’acceptació de la comanda
• Al lliurament: la preparació de la comanda, la confecció de l’albarà, la sortida de la mercaderia de fàbrica, el transport, l’arribada de la mercaderia al magatzem del client, i la conformitat de l’albarà
• A la facturació: la recepció de l’albarà validat, la confecció de la factura, l’enviament de la factura al client, l’arribada de la factura a l’administració del client
• Al cobrament: el transcurs del termini de pagament, el pagament de la factura pel client, la recepció de l’instrument de pagament al proveïdor
• A l’ingrés: la tramitació de l’instrument de cobrament, l’ingrés al banc i l’abonament en valor de l’import cobrat

Evidentment, l’empresa no pot millorar substancialment certes subetapes del circuit de vendes i cobraments ja que venen determinades per les circumstàncies del mercat o dels hàbits del sector. Per exemple, el termini de cobrament contractual amb els clients és difícil de canviar, ja que degut a les condicions imposades pel mercat i per la política comercial, les empreses han d’acceptar terminis de pagament dilatats. No obstant això, es pot guanyar temps en altres subetapes que depenen de ‘organització de l’empresa proveïdora. L’objectiu és doble, ja que d’una banda, s’obtindrà major liquiditat, i per altra, es reduiran els costos financers. Per tant, existeixen moltes variables sobre les quals es pot actuar amb l’objectiu de reduir els dies transcorreguts entre una etapa i la següent. Mitjançant una apropiada identificació i regulació dels retards es poden guanyar molts dies en l’obtenció del disponible, el que representa un alliberament dels actius circulants i un estalvi en costes financers.

També mitjançant una bona gestió integral en totes les fases del circuit de vendes i cobraments s’aconsegueix reduir el risc d’incidències de cobrament. D’una banda, si el proveïdor té tots els documents en ordre que acrediten l’existència d’una operació comercial i demostren que el lliurament dels béns ha estat efectuat correctament, el client n podrà buscar excuses per no efectuar el pagament o per retardar-lo. D’una altra, si el proveïdor cuida que durant tot el procés es facin les coses bé, es pot evitar la major part dels litigis comercials amb els clients. Aquests litigis són els que provoquen la insatisfacció del client que manté travat el pagament de la factura fins que no se li solucioni la incidència. Les incidències més habituals que provoquen la retenció del pagament són errors en els lliuraments de mercaderies, comandes incompletes o amb errors, equivocacions en les factures, diferències de preus, i altres errades habituals en la qualitat del servei per part del proveïdor.

Per reduir el cicle de vendes i cobraments, les empreses poden observar quines millores es poden fer en cada etapa. En la fase de la venda, tenir en compte que la venda comença en el moment d’aconseguir la comanda i acaba quan es processa internament aquesta comanda. Els problemes sorgeixen davant la lentitud en processar les vendes que provoca un allargament d’aquesta etapa i conseqüentment un retard de la següent fase que és el lliurament. En aquesta etapa és possible reduir dies actuant sobre el sistema de captació de comandes. La rapidesa amb l qual arriba una comanda per a la seva tramitació no només concerneix al departament comercial, atès que quan abans es pugui processar, abans s’iniciarà el procés de cobrament. En moltes empreses, per errades elementals en l’enviament de les comandes es perden diversos dies. Una causa freqüent és que els venedors envien les comandes per correu o acumulen diversos fulls de comanda abans de remetre’ls a l’empresa. Aquest problema se soluciona fàcilment utilitzant les modernes tecnologies de la comunicació com són els terminals d’ordinador mitjançant els quals els venedors poden enviar les comandes diaris o fent servir la comunicació via e-mail mitjançant els seus portàtils o a través de les seves PDA. Aquests sistemes permeten a més guanyar agilitat ja que les comandes entren directament en el sistema informàtic de l’empresa. Així mateix, s’eviten els errors de transcripció dels fulls de comanda complimentats a mà o les equivocacions en interpretar les comandes enviades per e-mail i que tenen lletres o xifres poc llegibles. En qualsevol cas, l’empresa ha d’incorporar el concepte de qualitat en la informació que apareix en les comandes, de manera que figurin totes les dades completes i amb la major exactitud.

Un altre punt és que el proveïdor ha de controlar les condicions de compra dels seus clients i evitar que les maneres de pagament estiguin en mans dels clients; en particular, el que concerneix als terminis de crèdit; les condicions de pagament han d’estar fixades pel departament de crèdits o pel comercial. També cal mentalitzar als venedors en els beneficis de reduir aplaçaments de pagament i que sàpiguen oferir de manera intel·ligent descomptes per pagament immediat. Els descomptes per pagament immediat s’han d’implementar millor seguint les següents recomanacions: en primer lloc, el venedor ha d’utilitzar el descompte per pagament immediat només per avançar cobraments i reduir el risc d’operacions i evitar el seu ús indiscriminat com una bonificació comercial més que s’ofereix a tots els clients; en segon lloc, el departament de crèdit management ha d’actualitzar els percentatges de descomptes oferts a les variacions dels tipus d’interès. Avui dia no és factible oferir el mateix descompte que fa un any amb la caiguda brutal dels tipus d’interès del BCE que hem experimentat; en tercer lloc, cal anualitzar sempre el percentatge de descompte ofert ja que un aparentment insignificant 2% de descompte per avançar el cobrament tres mesos es converteix en una taxa anualitzada del 8%. Per tant, els tipus de descompte oferts s’ha de convertir en percentatge sobre períodes anuals per comparar el valor real del descompte; en quart lloc, recordar que per al client que accepta el descompte, sempre obté major rendibilitat en taxa d’interès, que el cost en tant per cent que li suposa al proveïdor, sempre en termes anuals.

Per exemple, si el proveïdor ofereix un descompte pagament immediat pago del 2% si el client paga al comptat una factura de 100.000 euros o que pagui l’import net amb venciment a 90 dies. El comprador accepta el descompte. Així, el proveïdor sacrifica 2.000 euros a canvi d’avançar 90 dies el cobrament de 98.000 euros. Així quin percentatge per al proveïdor la taxa anualitzada d’interès aplicada en el descompte és del 8% (el 8,24% si s’aplica l’interès compost). Mentre que per part del  client que paga la suma de 98.000 euros, en realitat guanya 2.000 en 90 dies, i això suposa una rendibilitat en percentatge de: 2.000/98.000 = 0,0204 = 2,04%. Conseqüentment, per al client el rendiment percentual del descompte en termes anuals és del 8,16% (8,41% si s’aplica l’interès compost).

Així mateix, s’ha d’estat atent a no oferir descomptes per pagament immediat aparentment petits, però que una cop anualitzats són elevadíssims. Vegem un exemple; el proveïdor ofereix un descompte per pagament immediat del 2% si el client paga al comptat una factura de 10.000 euros o que pagui l’import net a 20 dies. Òbviament el client paga els 980 euros. De manera que a canvi d’avançar el cobrament només 20 dies, al proveïdor li ha suposat un tipus anualitzat del 36%; o dit d’una altra manera, ha pagat indirectament un interès del 36% per aconseguir els diners; un interès elevadíssim en a quests dies que els tipus d’interès estan encara pel terra.