Pere Brachfield Soci director de Brachfield & Asociados Abogados

Un dels grans esculls en la gestió de recobrament de les factures impagades de les transaccions comercials B2B és la por que té el creditor a la confrontació amb el deutor. Un altre aspecte que infon aprensió als representants del creditor i que fa que moltes vegades no s’atreveixin a iniciar les accions de cobrament és el temor al rebuig per part del client i la por a perdre’l. En primer lloc, la majoria de les vegades el client morós sap perfectament que té un deute pendent. Només en un petit percentatge al client se li ha passat per alt el pagament o hi ha hagut una distracció. En aquet últim cas, el client no es pot ofendre, ja que el proveïdor simplement li està recordant alguna cosa que ha oblidat. Cal tenir en compte que si el client al qual el proveïdor li recorda l’existència d’una factura amb total correcció s’ofèn, no és tant sant com el pinten.

El creditor ha d’actuar d’immediat posant-se en contacte amb un interlocutor vàlid que pugui representar al deutor en les negociacions de cobrament. El costum d’algunes empreses de donar al client un marge d’una setmana per veure si arriba el pagament és un error, ja que es pot començar la gestió d’immediat sempre que el creditor sàpiga plantejar la reclamació de la manera correcta. Un punt molt important és que abans de contactar amb el deutor, el proveïdor ha de tenir solucionats tots els litigis i incidències. Així mateix, s’han de tenir aclarits tots els problemes interns com poden ser: primer, pagaments fets pel client pendents d’aplicar en el seu compte; segon, abonaments per devolució de mercaderies que no s’han descomptat del seu saldo deutor; tercer, factures pendents de pagament per incidències; quart, acords verbals en els quals els venedors hagin concedit condicions especials al client i que no s’han vist reflectits en el seu compte.

En alguns sectors industrials, els retards per al pagament de les factures són habituals, i no hi ha cap empresa del sector que pagui abans d’haver transcorregut 45 dies des del venciment de la factura. En aquests casos, és convenient començar a reclamar el pagament des del venciment perquè aquests 45 dies no es converteixin en 90. L’èxit en una primera gestió de cobrament depèn en gran mesura de la posició en el mercat del creditor. Quan es tracta d’una empresa dominant en el sector i té una gran força de negociació, les possibilitats de cobrar són majors. Així mateix, és molt important conèixer la dependència del deutor pel producte o servei ofert pel creditor, ja que molts clients tenen una dependència pel producte comercialitzat i nos els resultaria fàcil canviar de subministrador. A major dependència pel producte, més senzill és aconseguir un acord de pagaments, ja que el proveïdor podrà pressionar al deutor amb interrompre el subministrament. Pel contrari, si el creditor és una petita companyia, o s’ha incorporat recentment al mercat, haurà de ser molt és pacient per cobrar dels seus deutors.

Com a primer pas és important que el client estigui assabentat de quant, com i quan ha de pagar. Per tant, és convenient que el gestor comprovi que el deutor tingui aquestes informacions, ja que amb freqüència el deutor no ha pagat per falta d’informació. Així mateix, és convenient que el creditor tingui preparades còpies de les factures i de l’estat de comptes del client, en suport físic i informàtic, per poder-li enviar immediatament. En contactar amb el client, és millor no fer servir paraules carregades de negativitat com impagat, impagament, morositat o deute, sinó utilitzar l’eufemisme neutre d’incidència de cobrament. Això evitarà que el client que no ha pagat per culpa d’una incidència o per una distracció es pugui sentir ofès. Hi ha c clients molt susceptibles, per la qual cosa és recomanable utilitzar en la primera actuació incidència de cobrament com a sinònim d’impagat.

Per això, cal utilitzar una denominació per designar el deute en cada fase de gestió acord amb la situació de l’expedient. Qualsevol impagament d’un crèdit comercial en funció del temps transcorregut i del deteriorament de les possibilitats de cobrament passa per les següents fases:

• Incidència de cobrament
• Crèdit impagat
• Crèdit morós
• Crèdit dubtós
• Crèdit litigioso
• Crèdit incobrable

En primer lloc, la incidència de cobrament és tot saldo degut pel client en un moment donat i que no ha estat abonat el dia del seu venciment. No sempre la culpa de la falta de pagament puntual és del deutor, atès que el culpable pot ser el propi creditor que ha comès un error o un fallada de qualitat. També es pot tractar d’un litigi comercial i el client ha bloquejat el pagament per aconseguir una resposta del creditor. En segon lloc, el crèdit impagat és una sèrie de factures no satisfetes al venciment pel deutor i es tracta d’un deute cert, vençut i exigible. El deutor no ha fet el pagament ni el dia del seu venciment ni en data posterior, per la qual cosa el creditor està negociant una solució atès que encara no hi ha un acord de pagaments. En tercer lloc, el crèdit morós sorgeix quan la cobrabilitat del crèdit s’ha deteriorat considerablement o després d’un cert temps després del venciment impagat, per antiguitat del deute l’impagat passat a la categoria de crèdit morós. Quan es produeix la mora en els casos previstos per la legislació el deutor morós haurà d’abonar una indemnització de danys i perjudicis quantificables pels interessos moratoris. La negociació del cobrament no va per bon camí ja que el morós es resisteix a pagar, per la qual cosa s’haurà de buscar una solució més resolutiva. En quant lloc, el crèdit dubtós, des de la perspectiva comptable, és un crèdit morós en el qual concorren una sèrie de circumstàncies que permetin la seva consideració com a dubtosa recuperabilitat, ha de ser classificat com de dubtós cobrament, i s’ha de comptabilitzar com a tal en un compte especial. Així mateix, els crèdits dubtosos s’han de dotar amb al corresponent provisió per a insolvències. En cinquè lloc, el crèdit litigiós està format pels impagats que han estat reclamats per via judicial mitjançant la corresponent demanda judicial, i estan pendents de la resolució dels tribunals, és a dir, d’una sentència favorable al demandant i posteriorment de les mesures legals per executar el cobrament. I en sisè lloc, el crèdit incobrable està constituït pels crèdits dubtosos que al cap d’un any es poden considerar com una despesa fiscalment deduïble de l’impost de societats i passen a transformar-se en crèdits incobrables que hauran de ser reconeguts com a pèrdua de l’exercici fiscal corresponent segons les normes tributàries. No obstant això, el fet que un deute incobrable passi al compte de pèrdues i guanys no significa necessàriament que el creditor no pugui recuperar el seu import amb posterioritat, atès que la majoria dels deutes prescriuen als cinc anys, i es convenient en crèdits incobrables de cert import revisar periòdicament la solvència del morós per detectar el moment més oportú per tornar a reclamar el deute per la via més adequada.

En la recuperació dels impagats és molt important que els procediments utilitzats vagin estretament relacionats amb les diferents etapes de l’evolució d’un impagat, de manera que en cada etapa es facin les gestions adaptades a la qualitat del deute. Els mètodes per recobrar l’import degut variaran en funció de l’etapa de gestió en que es trobi el procés de reclamació. El servei de recobraments haurà de tenir ben definits els criteris i circumstàncies que faran passar l’impagat d’una etapa de gestió a una altra. Per exemple, quan s’ha de considerar morós a un deutor o quan s’ha de passar a demanda judicial un morós recalcitrant. Aquest punt és molt important per unificar els procediments de reclamació i determinar quan s’ha d’augmentar la pressió de recobrament o s’han d’adoptar mesures més resolutives amb el morós.

En iniciar la primera acció de cobrament, el creditor ha de tenir en compte que compta con un avantatge molt important: el client té una obligació incomplerta. En conseqüència, el representant del creditor ha de fer la gestió amb tota seguretat i confiança, atès que disposa d’una superioritat poc usual en les negociacions mercantils. A partir d’aquest punt es podrà establir la viabilitat de la recuperació amistosa del crèdit morós i determinar la tàctica més adequada per aconseguir un acord de pagaments. Per exemple, en un impagat en què les causes hagin estat la intencionalitat i mala fe del morós, en què el deutor no tingui cap voluntat per pagar, que es tracti d’un morós professional, que no existeixi solvència real i no tingui disponible ni pugui generar fons, es millor passar directament l’assumpte a incobrables i estudiar les possibilitats de presentar una demanda judicial. Pel contrari, un deutor que ha tingut un contratemps fortuït, que tingui bona voluntat per abonar el deute, que sigui un bon pagador, que tingui solvència i que dins d’uns mesos pugui generar fons és un candidat per arribar a un acord de pagament, encara que sigui concedint-li un aplaçament d’alguns mesos.

Així mateix, un bon estudi de la situació de l’impagat i del morós permet al creditor tenir definits uns objectius –és bo que hagi estat determinat pel supervisor de cobraments– que ha d’aconseguir del seu contacte amb el deutor. És recomanable que el creditor tingui uns objectius principals per assolir en l’acord de pagaments, i uns alternatius en funció de com es desenvolupi la negociació amb el morós. El creditor ha de saber perfectament quina classe de concessions pot oferir al deutor, quines són aquelles qüestions sobre les quals no pot cedir, així com els límits de la seva capacitat per atorgar quitacions o aplaçaments de pagament.

Abans d’iniciar les gestions de cobrament, el creditor ha d’haver reunit –i estudiat a fons– un dossier complet sobre l’impagat i el deutor que haurà de contenir els següents elements:

• Elements financers: els informes comercials, els estats financers del deutor, i la informació negativa relativa a impagats i incidències
• Elements de comptabilitat i administració: l’estat de comptes del client, les factures i els albarans
• Informació comercial: vendes efectuades al client els darrers 12 mesos, import de les comandes pendents de lliurament o retingudes
• Altres documents acreditatius: les fulles de comanda, rebuts retornats, xecs, pagarés impagats, cartes, correus electrònics, i els informes del venedor de les reunions amb el deutor
• Documents en blanc per reflectir els acords assolits: models de reconeixement de deute, models de contractes d’acords transaccionals i models de fiances

Així doncs, en el moment de contactar amb el deutor, per telèfon, per videoconferència o en una entrevista vis a vis, el creditor ha de tenir tota la informació a mà. En el cas de gestionar telefònicament el cobrament, és molt més fàcil tenir l’ordinador davant i poder accedir a les dades en temps real, però en cas de fer una visita al domicili del deutor, és convenient haver preparat la documentació i portar còpies dels documents més importants de l’operació comercial o disposar de l’accés directe a aquesta documentació a través del núvol.