La facturació electrònica a Europa (primera part)
Per al 2019 està prevista l’adopció per part de tots els països de la Unió Europea d’un mateix format de factura electrònica que ha de facilitar les transaccions comercials entre els diferents països europeus. A partir d’abril de 2019 tots els països membres de la Unió Europea hauran de ser capaços de rebre i processar les factures electròniques, segons l’estàndard europeu corresponent, en la relació entre les empreses i els organismes públics.
La Directiva 2014/55/CE sobre facturació electrònica en la contractació pública exigeix la definició d’un estàndard comú europeu en e-factura tant en el nivell semàntic (la informació essencial continguda en la factura) com en la sintaxi (el format o llenguatge utilitzat per a transmissió de la factura); amb l’objectiu d’aconseguir la unificació i simplificació de l’activitat de les empreses i institucions a l’hora de facturar i intercanviar les factures entre diferents països.
Fa gairebé deu anys que la Comissió Europea va presentar un informe en el qual, a la llum dels avenços tecnològics, es van posar en relleu certes dificultats pel que fa a la facturació electrònica en l’àmbit de les empreses. Un dels objectius de la Directiva 2010/45 /UE és modificar determinats requisits relatius a la informació que ha de figurar en les factures, a fi de fer possible un millor control de l’impost, tractar de forma més uniforme lliuraments o prestacions transfrontereres i les d’àmbit nacional i contribuir a promoure la facturació electrònica.
Com a conseqüència de l’objectiu de fomentar la utilització de la facturació electrònica, la Directiva 2010/45/UE va canviar la redacció de l’article 217 de la Directiva 2006/112/CE que determinava el següent: «Als efectes d’aquest capítol, s’entén per «transmissió o posada a disposició per via electrònica», la transmissió o posada a disposició del destinatari de dades efectuades mitjançant equips electrònics de tractament (inclosa la compressió numèrica) i d’emmagatzematge, i utilitzant el telèfon, la ràdio, els mitjans òptics o altres mitjans electromagnètics «per aquest altre redactat:» a l’efecte de l’aplicació de la present Directiva s’entendrà per factura electrònica aquella que conté la informació requerida per la present Directiva i que hagi estat expedida i rebuda en format electrònic».
La reforma de l’article 217 aconsegueix una sinergia molt favorable amb l’article 218 per promoure la facturació electrònica. L’article 218 no va ser objecte de modificació per la Directiva 2010/45/UE, ja que la seva redacció ja era prou favorable per facilitar la factura electrònica com es desprèn del seu text: «Article 218. A l’efecte de la present Directiva, els Estats membres s’acceptaran com a factura qualsevol document o missatge en paper o en forma electrònica que compleixi les condicions determinades pel present capítol».
Un altre dels objectius, és que, atès que la facturació electrònica pot ajudar a les empreses a reduir costos i ser més competitives, cal revisar els requisits actuals sobre IVA en matèria de facturació electrònica amb la finalitat de suprimir les càrregues i obstacles existents. A més, la Directiva europea escau aplicar el mateix tracte a la facturació en paper i a la facturació electrònica i no ha d’augmentar la càrrega administrativa sobre la facturació en paper.
La Directiva europea de facturació vol que les factures reflecteixin lliuraments o prestacions reals i ha de garantir-se per tant la seva autenticitat, integritat i llegibilitat. Els controls de gestió poden utilitzar-se per establir pistes d’auditoria fiables entre les factures i els lliuraments o prestacions, garantint d’aquesta manera que cada factura (ja sigui en paper o en format electrònic) compleix aquests requisits. Així mateix, la Directiva 2010/45/UE estableix que aquesta forma de garantia pot realitzar-se mitjançant controls de gestió que creïn una pista d’auditoria fiable entre la factura i el lliurament de béns o la prestació de serveis. Per tant, sense necessitat d’utilitzar una tecnologia o procediment tècnic determinat. La Directiva resol que l’autenticitat i integritat de les factures electròniques es pot garantir també mitjançant la utilització de determinades tecnologies existents, com ara l’intercanvi electrònic de dades (EDI) i els sistemes avançats de signatura electrònica. No obstant això, ja que existeixen altres tecnologies, no s’ha d’exigir als subjectes passius la utilització d’una tecnologia específica de facturació electrònica.
La nova regulació de la facturació electrònica continguda en la Directiva 2010/45/UE va aconseguir un tractament idèntic a la factura en paper i a la factura electrònica com ho demostra el canvi de denominació de la secció 5 que va passar de ser «Transmissió de factures per via electrònica a factures electròniques i factures en paper». Després, les modificacions introduïdes per la Directiva van canviar l’article 232 que de la seva primitiva redacció: «Les factures expedides en aplicació de les disposicions de la secció 2 podran ser transmeses en paper o, a reserva de l’acceptació del destinatari, transmeses o subministrades per via electrònica «va canviar a l’actual: « l’ús de la factura electrònica estarà condicionat a la seva acceptació pel receptor».
A continuació, l’article 235 amb la redacció definitiva en fa la Directiva 2010/45/UE necessita que. «Els Estats membres podran preveure condicions específiques per a l’expedició de factures per mitjans electrònics pel lliurament de béns o la prestació de serveis al seu territori, des d’un país amb el qual no hi hagi cap instrument jurídic relatiu a l’assistència mútua que tinguin un abast similar al previst per la Directiva 2010/24/UE i pel Reglament (CE) nº 1798/2003».
Pel que fa a l’autorització del destinatari de l’operació, el text de l’article 232 amb la redacció que en fa la Directiva 2010/45/UE dicta el següent: «L’ús de la factura electrònica estarà condicionat a la seva acceptació pel receptor». La necessitat que l’ús de la factura electrònica hagi estat acceptat prèviament pel destinatari de la mateixa és lògica, ja que el destinatari d’una factura electrònica ha de comptar amb el suport informàtic necessari per garantir la seva recepció, llegibilitat i processament comptable.
Igualment, després dels canvis introduïts per la Directiva europea de facturació per facilitar l’emissió de factures electròniques, l’article 236 especifica que: «En el cas de lots que incloguin diverses factures electròniques transmeses al mateix destinatari o posades a la seva disposició, els detalls comuns a les diferents factures podran esmentar una sola vegada en la mesura que es tingui accés per a cada factura a la totalitat de la informació».
Al seu torn, la redacció de l’actual article 233 indica que les competències de control i els drets i obligacions dels subjectes passius s’han d’aplicar en condicions d’igualtat, independentment que l’empresa que realitza l’operació expedeixi les factures en paper o per via electrònica . L’antic text de l’esmentat article previ a la reforma es referia exclusivament a les factures transmeses o subministrades per via electrònica.
La veritat és que la redacció de l’article 233 imposa al subjecte passiu l’obligació de garantir l’autenticitat de l’origen de la factura, la integritat del seu contingut i la seva llegibilitat, independentment que hagi estat emesa en paper o de forma electrònica. Aquests requeriments hauran de garantir des del moment de la seva expedició fins al final del període de conservació. Ara bé, el citat article pauta que aquesta obligació imposada al subjecte passiu podrà ser complerta sense subjecció a cap procediment o sistema específic. Serà cada subjecte passiu el que determinarà lliurement la forma en què va a garantir l’autenticitat, la integritat i la llegibilitat de les factures que emeti o conservi.