Quan es produeix la primera incidència de cobrament és necessari investigar les causes reals de l’impagament. És important esbrinar si es tracta d’un impagat provocat per una falta de liquiditat transitòria de la tresoreria del client -que és el motiu que sempre al·leguen els deutors-, a una mala gestió administrativa o és una situació de crisi de la seva estructura financera que comença a emergir. Davant d’aquesta situació és convenient plantejar-se la renovació dels informes comercials sobre el client afectat i comprovar l’estat de la seva salut financera. En tot cas, encara que el client hagi cancel·lat l’impagat, és imprescindible no perdre-ho de vista i fer un seguiment del seu comportament de pagaments en el futur. En qualsevol cas, la reacció del proveïdor davant de qualsevol incidència en el cobrament d’una factura ha de ser dinàmica i àgil, posant-se immediatament en contacte amb el client i transmetent una imatge de professionalitat i eficàcia. Aquesta resposta ràpida servirà per fer veure al client que l’empresa proveïdora no passa per alt els impagats i evitarà que el comprador s’acostumi a demorar el compliment dels seus pagaments.
Si el client es retarda en els pagaments de forma recurrent, és un símptoma inequívoc que la seva estructura financera està en crisi i que el fons de maniobra del client és insuficient per al bon funcionament del seu negoci. En aquests casos pot tractar-se d’un client amb un seriós problema financer i que es troba en una situació d’insolvència tècnica o fins i tot pot ser el principi d’un sinistre empresarial. Davant d’aquest tipus de casos és prudent renovar la informació disponible de l’empresa deutora, i obtenir un informe econòmic-financer complet de la seva situació, així com esbrinar si està impagant a altres creditors. És imprescindible revisar el seu límit de crèdit i si és convenient cancel·lar-lo provisionalment.
Quan el client demana un termini de pagament més dilatat del concedit pel proveïdor o sol·licita un canvi en les seves condicions de pagament, és important esbrinar si es tracta d’un problema transitori o definitiu de disponibilitat de fons. També cal indagar si és a causa de que els seus propis clients li han allargat al seu torn els terminis de pagament i el que el deutor pretén és repercutir directament l’ajornament en els seus proveïdors.
En els casos que un client sol·liciti un major ajornament dels seus terminis de pagament de forma provisional, cal recordar que aquest tipus de concessions temporals solen convertir-se en definitives. Per tant, no és convenient atorgar majors terminis a un client amb caràcter provisional, ja que posteriorment, encara que el client solucioni els seus problemes de liquiditat, és molt difícil tornar a les condicions de pagament anteriors a la crisi.
 Així mateix, el cedir a les peticions d’un client en aquestes qüestions, és deixar la porta oberta per a una nova sol·licitud de majors terminis de pagament en el futur. Les concessions de majors terminis de cobrament als clients és una política equivocada i representa un perill per al proveïdor, que pot veure amb el pas del temps desviats els seus terminis mitjans de cobrament de forma espectacular.
Els deutors que fora de les circumstàncies habituals -vacances d’agost, dates nadalenques- sol·liciten repetidament renovacions d’efectes o ajornaments de venciments han de posar-se immediatament en quarantena, ja que aquestes peticions solen ser degudes a seriosos problemes de liquiditat i a la falta de finançament bancària a curt, molt dolents símptomes ja que presagien una futura insolvència.
En ocasions, el deutor ofereix renovar el deute mitjançant lliurament de pagarés o lletres amb venciments molt tardans. En aquests casos el deutor pot estar preparant un concurs de creditors i pretén guanyar temps i treure’s de sobre la pressió dels creditors fins a la presentació de l’expedient concursal. En molts casos fins i tot té la barra de demanar al creditor que li segueixi fent subministraments a crèdit ja que segons ell ha garantit el deute amb documents canviaris.
Quan un client del proveïdor perd a un dels seus principals clients per motius comercials. En aquest cas s’han de prendre precaucions, ja que el client afectat pel problema es veurà davant d’una crisi de liquiditat que li impedirà en el futur atendre correctament els pagaments als proveïdors. En aquests casos s’ha de revisar el risc disponible del client afectat i estudiar la possibilitat de congelar provisionalment les vendes a crèdit, almenys fins tenir més informació sobre la situació financera del client.
Un altre factor negatiu és quan el client que es veu obligat a endeutar-se amb entitats bancàries i a hipotecar els seus immobles experimenta una forta disminució de solvència, a més d’augmentar les seves càrregues financeres. La necessitat urgent de liquiditat pot ser un símptoma de fracàs empresarial que intenta pal·liar-se amb aportacions de fons per cobrir provisionalment les necessitats financeres, però que a mitjà termini pot significar un contratemps empresarial. Un altre punt important en el que l’empresa presenta un major risc d’impagament és si canvia la seva activitat social o incorpora noves activitats en l’objecte social. Per exemple, abans es dedicava a la venda d’immobles i ara ha afegit la distribució d’articles de cosmètica. Els canvis d’ubicació no són bon senyal. A més, cal valorar si el canvi d’ubicació de les instal·lacions és per millorar la capacitat productiva de l’empresa o és per reduir els costos fixos. En efecte, una mudança a unes instal·lacions més petites pot ser deguda a greus problemes financers. El canvi també pot ser provocat per l’impagament dels lloguers. Els canvis de propietaris d’un negoci han de ser motiu de comprovació per tal de valorar el risc que suposa el canvi en l’activitat de l’empresa. Un altre punt és verificar que no s’hagi venut l’empresa, però sense haver efectuat el canvi d’administrador i de socis en el Registre Mercantil; en aquest cas es pot sospitar un possible frau. Quan l’empresa està reduint de forma continuada la seva plantilla o l’ha reduït dràsticament en l’últim any presenta un elevat risc d’insolvència. El mateix es pot dir quan hi ha una disminució important del volum de negoci. Un client presenta major risc d’impagament si hi ha un descens brusc de la seva facturació d’un exercici a un altre. L’evolució negativa de la facturació ha de ser motiu d’alerta llevat que estigui justificada per la crisi econòmica o per motius de mercat. Davant qualsevol d’aquests senyals d’alerta, el creditor ha de fer un treball de detectiu per esbrinar la causa real del problema d’impagament i prendre les mesures urgents per pal·liar el menyscapte econòmic abans que sigui massa tard.