En moltes empreses, no es té consciència que una factura no liquidada el dia del venciment, ja s’ha convertit en un impagament. En aquests casos el personal sol referir-se eufemísticament a aquestes situacions com «retards en el pagament». Des del punt de vista jurídic, les factures no liquidades el dia del venciment contractual, estan en situació de mora i haurien de meritar interessos moratoris des del primer dia. Conseqüentment, el retard és una modalitat d’impagament i si el creditor no reacciona amb celeritat, l’impagat es pot metamorfosar en un crèdit incobrable. Per contra, si el creditor actua amb diligència i agilitat, l’impagament pot quedar en una incidència de cobrament sense importància.
Pel que fa a l’actitud davant els incompliments de pagament, en moltes empreses hi ha encara la filosofia de considerar l’impagament com un assumpte sense importància sota la creença que: «No ens han pagat avui però són bons clients i demà segur que ens arriba la transferència». Els departaments comercials són reticents a iniciar una reclamació de l’impagament per por de perdre el client i perquè pensen que el retard no durarà molt; «Cal confiar que el client pagui, així que tard o d’hora acabarem cobrant la factura». No obstant això, aquesta actitud pot resultar molt costosa per a l’empresa creditora ja que cada dia de demora li representa un cost financer i si el retard en el pagament es converteix en un incobrable, patirà una pèrdua en el seu compte de resultats que hagués pogut evitar amb la gestió de cobrament en el moment oportú. Amb tota seguretat, si el creditor reacciona a temps amb unes accions adequades pot recobrar un elevat percentatge dels impagaments. Consegüentment, és recomanable enfocar la incidència de cobrament sota una altra perspectiva: «No hem cobrat avui la factura així que correm el risc de no cobrar-la mai».
Per evitar les pèrdues econòmiques causades pels crèdits incobrables, el millor és la prevenció del risc d’impagament. Aquesta prevenció comença amb l’atorgament d’una línia de crèdit a un client. Un axioma en la concessió de crèdits és que el creditor ha de tenir confiança en la promesa de pagament del deutor. La base de la concessió d’un crèdit comercial és la confiança que el proveïdor té, no sols en la promesa, sinó també en la solvència econòmica i moral del client. Per aquest motiu, és clau l’opinió que aquest proveïdor tingui sobre la capacitat del deutor de complir puntualment els compromisos econòmics. Si no hi ha prou confiança en el client, és inconcebible que un proveïdor concedeixi crèdit comercial.
El proveïdor ha de concedir el crèdit al comprador basant-se en l’opinió existent sobre la seva solvència, situació econòmica, perfil pagador i reputació mercantil. Si un comprador objectivament –i en vista d’informació fiable– no mereix crèdit, és millor plantejar altres alternatives comercials –com oferir un descompte per pagament al comptadors en lloc de cedir a les pressions comercials i concedir-li un crèdit ja que l’argument clàssic dels venedors és que si no se li dóna la possibilitat de comprar amb pagament ajornat, segur que una altra empresa del sector si ho farà i es perdrà una venda. El raonament del departament comercial és que si es deneguen aquesta classe de crèdits, es perd quota de mercat i s’enforteix a la competència menys exigent per vendre amb pagament ajornat; per tant és necessari atorgar el crèdit a tots els compradors i assumir el risc. Aquest argument no és vàlid ja que el client insolvent acabarà impagant, i en conseqüència, provocant pèrdues al subministrador que li ha venut a crèdit; per tant, a mig termini els competidors sortiran perjudicats i patiran pèrdues econòmiques per vendre a clients poc solvents.
Un punt fonamental és que el proveïdor ha d’establir unes polítiques de crèdit. Aquestes polítiques de crèdit són les que marcaran les normes de l’empresa en matèria de crèdits i cobraments per a tots els departaments implicats en les vendes. Les polítiques de crèdit i cobrament actuen directament sobre el període mitjà de cobrament ja que regulen els terminis de cobrament, controlen el compliment dels mateixos per part dels clients i gestionen el cobrament de les factures vençudes. La mesura del PMC (període mitjà de cobrament) depèn de la rigorositat de les polítiques de crèdit i cobrament, ja que una política restrictiva disminueix el PMC i una política flexible l’incrementa. La qualitat del risc de clients ve determinada per la política de crèdits de la companyia, ja que com més rigorosa sigui aquesta política, més baix serà el risc de clients. Una política de crèdits restrictiva eliminarà els clients d’alt risc així com els de risc mitjà-alt, deixant únicament els clients de baix risc, consegüentment la qualitat del risc serà òptima. Per contra, una política flexible permetrà entrar en risc amb clients de solvència dubtosa i d’elevat risc, per la qual cosa la qualitat total del risc serà dolenta.